In linea generale la sezione "Gestione Protocollo" presenta le seguenti funzioni:

1. Nuovo Protocollo: permette la protocollazione di un documento

2. Protocolli da gestire: propone l'elenco dei protocolli che devono essere ancora gestiti dal livello a cui appartiene l'agente connesso e la UO di lavoro che eventualmente sceglie.

3. Protocolli gestiti: propone l'elenco dei protocolli già gestiti dal livello a cui appartiene l'agente connesso e la UO di lavoro che eventualmente sceglie.

4. I miei Protocolli: propone l'elenco dei protocolli ASSEGNATI specificatamente all'utente connesso;

5. Tutti i Protocolli: propone l'elenco dei protocolli dell’unità organizzativa di “lavoro”;

6. Coda Errori Protocolli: contiene l’elenco dei documenti che sono in coda per essere protocollati e che non sono stati evasi per problemi legati o al servizio di integrazione con il protocollo generale che al momento non risponde, o per motivi di mancata corrispondenza di dati obbligatori non correttamente codificati che bloccano la normale protocollazione sul protocollo generale;

7. Notifiche PEC: Consente di visualizzare in un unico punto tutte le notifiche di ritorno delle PEC inviate attraverso il sistema di protocollo.

E quello che può vedere tutta la posta del Dipartimento delle Prevenzione, può protocollare la posta in ingresso e in uscita e può smistarla a qualsiasi Unità Organizzativa del Dipartimento di Prevenzione pur non essendo l’operatore assegnato funzionalmente a tutte le unità organizzative del Dipartimento. 

E’ l’unico che può richiedere l’annullamento di un protocollo.

Normalmente il primo livello si occupa di vedere tutta la posta in arrivo dal protocollo generale e di indirizzarla livello organizzativo competente in ordine gerarchico a trattare l’oggetto smistato (Aree Funzionali, Unità Funzionali semplici e complesse).

Vede solo la posta che è stata smistata dal primo livello alla sua Unità Organizzativa (AF, UF,  ecc…), o a tutte quelle per le quali opera, ed è in grado di smistarla ulteriormente alle unità organizzative gerarchicamente subordinate o rimandarla al mittente nel caso di assegnazione errata.

Può protocollare la posta in uscita ma non quella in ingresso ( funzione solo per il primo livello).

Può creare pratiche, collegare il protocollo a pratiche o archiviare protocolli solo per le unità organizzative a cui è assegnato.

Può modificare un protocollo o ASSEGNARLO individualmente ad uno o più operatori delle UO a cui è componente.

Non ha funzioni di smistamento della posta in ingresso, vede tutta la posta smistata all’Unità organizzativa a cui appartiene (“Tutti i protocolli”), può creare pratiche su indicazioni ricevute in fase di ASSEGNAZIONE, può collegare documenti a pratiche esistenti, può archiviare/de archiviare protocolli.

Può predisporre un protocollo in uscita e salvarlo in “bozza” pronto per la protocollazione che dovrà essere effettuata da un operatore di secondo o primo livello. Quando la bozza di protocollo si riferisce a documenti di una pratica il nuovo protocollo in bozza va fatto con le funzioni di seguito descritte dall’interno della pratica (vedi § Protocollo in uscita dall’interno di una pratica).

Operando dall'interno della pratica l'operatore di terzo livello può protocollare direttamente senza salvare in bozza, quando questi nella pratica risulta essere Responsabile del Procedimento o Responsabile dell'adozione del provvedimento finale.

Tutta la corrispondenza in arrivo al Dipartimento della Prevenzione arriva da questi canali di comunicazione:

• Dal Protocollo Generale dell’azienda attraverso i servizi di scambio dati ed è già protocollata dagli addetti al protocollo generale;

• Dal Canale SUAP

• Dal Canale PEC del Dipartimento della Prevenzione (se attivo);

• Attraverso le interfacce dirette di applicazioni esposte verso l’utente esterno per la produzione di istanze verso la Pubblica Amministrazione (Notifiche Cantiere, Piani di rimozione amianto ecc…)

• Inserimento diretto di protocolli in arrivo di solito cartacei (funzione “Nuovo Protocollo SPL”) se previsto dall’organizzazione aziendale previa scannerizzazione di almeno la pagina iniziale del documento che deve essere allegata al protocollo (il servizio di trasmissione necessita obbligatoriamente di un file allegato alla trasmissione);

Tutta la corrispondenza in uscita che viene protocollata in “bozza” come vedremo più avanti, resta in attesa di essere protocollata effettivamente dall’operatore di primo e/o di secondo livello.

Tutto confluisce in un’unica interfaccia che descriveremo di seguito che è quella dei Protocolli da Gestire SPL e in un unica UO di lavoro denominata "Dipartimento di Prevenzione".

Selezionare Protocolli da Gestire SPL per visionare i protocolli che devono essere smistati.

I protocolli in neretto sono quelli non ancora visionati da nessun operatore (come la mail).

Le informazioni presenti in questo elenco sono:

• Numero: numero protocollo generale

• Anno: anno di protocollazione

• Data: data di protocollazione

• Ingresso: Protocollo in ingresso / uscita

• Mittente: Mittente del protocollo

• Destinatario: UO attuale a cui è smistato il protocollo (I°livello= Dipartimento Prevenzione)

• Oggetto: oggetto del protocollo

• Canale: canale di ingresso del protocollo

• Titolario: voce prescelta del titolario

• Stato: stato del protocollo (attivo / annullato)

• Causale annullamento: causale eventuale annullamento

• UO di lavoro: UO competente del protocollo

• UO smistatrice: UO di provenienza del protocollo

   

Cliccando con il pulsante destro del mouse su ogni protocollo da gestire è possibile:

• Accedere al Protocollo per la gestione
• Invia PEC: Invia una PEC relativa ad un protocollo già emesso (se attivata la PEC specifica per il Dipartimento della Prevenzione).

• Annulla Protocollo: Possibilità di richiedere l’annullamento un protocollo.

• Modifica Protocollo: permette la modifica delle informazione della scheda di protocollo.

Accedi al Protocollo accede al singolo protocollo per le funzioni di:

• Smista protocollo: consente di indirizzare il protocollo verso altre UO
• Assegna Protocollo: consente di assegnare il protocollo a una o più persone individualmente (il protocollo rimane comunque tra quelli da gestire per essere Archiviato o Smistato ulteriormente);
• Nuova Pratica: consente di creare una nuova pratica collegata al protocollo. Il pulsante non è sempre visibile in tutti gli ambiti per consentire di creare pratiche specifiche a seconda dell'ambito applicativo in cui si dovrà operare con la pratica (PISLL, IPN, SPVSA ecc...)
• Collega a pratica: collega quel protocollo ad una pratica esistente;
• Archivia senza o con ulteriore smistamento che può essere comunque attivato riprendendo il protocollo da “Tutti i Protocolli”;
• Altro:
• Smistamenti: consente di visualizzare tutti i passaggi di quel protocollo;
• Variazioni: consente di vedere le eventuali correzioni della maschera di protocollo;
• Eventi: Visualizza tutti gli eventi di un protocollo di qualsiasi natura, la data e l'ora e l'autore

Considerato che siamo al primo livello generalmente i protocolli vengono smistati verso le UO sotto ordinate rispetto alla UO di lavoro (dal Dipartimento verso Aree Funzionali, Unità Funzionali ecc….).

E’ possibile passare direttamente un protocollo dal Dipartimento alla Unità Funzionale  senza seguire rigorosamente un ordine gerarchico. 

Il Responsabile di Area potrà comunque vedere quel protocollo anche se non ha fatto un passaggio attraverso la sua UO, per la regola generale per la quale il Responsabile di una UO sovraordinata ad altre vede comunque tutti i protocolli che sono stati indirizzati alle UO subordinate.

Sulla scheda protocollo selezionare Smista Protocollo

Si apre la scheda di selezione delle UO dove ci sono tutte le unità organizzative della Prevenzione.

Le Uo adesso che è stata effettuata la completa riunificazione delle nuove ASL non sono più replicate per le EX Aziende

L’aspetto più delicato dello smistamento è l’individuazione della competenza effettiva di quel protocollo alla UO competente. Le uo sono ordinate in ordine gerarchico nell’elenco per CODICE. L’individuazione della competenza si basa fondamentalmente su due elementi:

1. L’ambito che può essere:

   1. SPVSA Sanità Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare
   2. IPN Igiene Pubblica e Nutrizione
   3. PISLL Prevenzione Igiene e Sicurezza nei Luoghi di Lavoro
   4. MS Medicina dello Sport

2. Il territorio, ovvero la competenza territoriale di quel documento per essere distribuito e gestito.

Per facilitare questa operazione di individuazione della UO competente il sistema è stato dotato di un filtro posto in testa alla maschera che consente di selezionare le UO per:

• Denominazione anche con stringhe parziali delimitate da carattere jolly “%”

• Comune riferito alla competenza territoriale di una UO rispetto al comune

Se ad esempio si digita il comune e si filtra l'elenco si otterranno solo le UO competenti su quel comune per i vari settori del dipartimento che hanno quell'area territoriale di competenza.

Seguendo l’esempio in immagine si otterrà l’elenco delle UO competenti per la SPV sul Comune di “Scansano” riducendo sensibilmente la possibilità di errore di smistamento.

Scegliere la voce relativa all' Unità Organizzativa competente prescelta e premere Salva.

In caso di interesse multiplo selezionare più Unità Organizzative (es. Circolari, Note regionali da diffondere).

Quando un protocollo è stato gestito smistato scompare dalla lista Protocolli da Gestire SPL per quella UO di lavoro. Rimane sempre tra i protocolli da gestire per le Uo a cui è stato smistato e scompare definitivamente da questa lista per passare a quelli gestiti, quando è stato archiviato o vi è stata collegata una pratica nuova o già esistente.

L’operatore che ha il profilo di primo livello ha inoltre, come i livelli sottostanti anche le funzioni:

• I Miei Protocolli: dove vede tutti i protocolli assegnati personalmente a lui a prescindere dalla UO di lavoro.
• Tutti i Protocolli: dove visualizza tutti i protocolli delle UO di lavoro selezionata in testa alla maschera

NOTA: Un protocollo può essere contemporaneamente ASSEGNATO a personale della UO che lo sta smistando (Personale in Staff al Direttore del Dipartimento) e SMISTATO alle UO sotto ordinate al Dipartimento oppure Archiviato quando questo non si ritiene di doverlo passare ad altre UO.

Questa impostazione vale anche per le Aree Funzionali e le Unità Funzionali qualora avessero la necessità di assegnare direttamente quel protocollo a proprio personale ma al tempo stesso diffonderlo alle UO e aziendali sotto ordinate.

I documenti del Direttore del Dipartimento possono essere assegnati a lui personalmente con il pulsante ASSEGNA e non hanno necessità di essere smistati ulteriormente.

Premesso che è auspicabile che lo smistamento di primo livello indirizzi tutti i protocolli oggetto di procedimento direttamente alla unità organizzativa che li deve trattare, in via residuale o per competenza specifica un protocollo può essere smistato dal Dipartimento all’Area Funzionale quale UO più prossima sotto il profilo dell’ambito individuato ma non della competenza territoriale.

Lo smistamento di Area Funzionale attiene essenzialmente alla posta del Direttore di A.F. (p.es. Circolari tematiche, normative ecc…) che può decidere poi di smistare ulteriormente alle Uo sotto ordinate.

Selezionare Protocolli da Gestire per visionare i protocolli che devono essere smistati.

I protocolli in neretto sono quelli non ancora visionati (come la mail).

Le informazioni presenti in questo elenco sono:

• Numero: numero protocollo generale

• Anno: anno di protocollazione

• Data: data di protocollazione

• Ingresso: Protocollo in ingresso / uscita

• Mittente: Mittente del protocollo

• Destinatario: UO attuale a cui è smistato il protocollo (II°livello= Area Funzionale o altra UO subordinata direttamente alla Direzione del Dipartimento)

• Oggetto: oggetto del protocollo

• Canale: canale di ingresso del protocollo

• Titolario: voce prescelta del titolario

• Stato: stato del protocollo (attivo / annullato)

• Causale annullamento: causale eventuale annullamento

• UO di lavoro: UO competente del protocollo

• UO smistatrice: UO di provenienza del protocollo

Accedi al Protocollo accede al singolo protocollo per le funzioni di:

• Smista protocollo: consente di indirizzare il protocollo verso altre UO
• Assegna Protocollo: consente di assegnare il protocollo a una o più persone individualmente (il protocollo rimane comunque tra quelli da gestire per essere Archiviato o Smistato ulteriormente);
• Nuova Pratica: consente di creare una nuova pratica collegata al protocollo. Il pulsante non è sempre visibile in tutti gli ambiti per consentire di creare pratiche specifiche a seconda dell'ambito applicativo in cui si dovrà operare con la pratica (PISLL, IPN, SPVSA ecc...)
• Collega a pratica: collega quel protocollo ad una pratica esistente;
• Archivia senza o con ulteriore smistamento che può essere comunque attivato riprendendo il protocollo da “Tutti i Protocolli”;
• Altro:
• Smistamenti: consente di visualizzare tutti i passaggi di quel protocollo;
• Variazioni: consente di vedere le eventuali correzioni della maschera di protocollo;
• Eventi: Visualizza tutti gli eventi di un protocollo di qualsiasi natura, la data e l'ora e l'autore

Considerato che siamo al livello di Area Funzionale generalmente i protocolli vengono smistati verso le UO sotto ordinate rispetto alla UO di lavoro (Aree funzionali vs. le Unità funzionali / Setting).

Sulla scheda protocollo selezionare Smista Protocollo. Si apre la scheda di selezione delle UO di competenza dell’area Funzionale

Scegliere la voce relativa all'Unità Organizzativa Territoriale (UF) competente prescelta e premere Salva.

In caso di interesse multiplo di più selezionare più Unità Organizzative Territoriali (es. Circolari, Note regionali da diffondere).

 Nel trattare questo paragrafo prendiamo in considerazione una situazione nella quale se siamo a livello di UF/Setting non vi sono generalmente altre unità organizzative su cui SMISTARE ulteriormente il protocollo (altrimenti si ripeterebbero i passaggi di cui ai paragrafi precedenti), ma si procede con l’ASSEGNAZIONE della posta a coloro che sono destinatari del documento e/o di generazione di pratiche per le attività istituzionali collegate al documento pervenuto.

Va tenuto inoltre in considerazione che ora andremo a descrivere anche altre funzioni che sono quelle tipiche della UF/Setting di Creazione Pratica, o Collegamento a pratica già esistente che comunque sono possibili anche ai livelli precedentemente descritti ma che per comodità descriviamo soltanto ora nel manuale, ma si svolgono esattamente nello stesso modo anche ai livelli superiori qualora vi sia necessità di creare una Pratica a livello di Direttore del Dipartimento o di Area Funzionale.

Questa premessa è necessaria perché a questo punto cambia l’impostazione anche normativa (L.241/90 Art. 5 e successivi).

Selezionare Protocolli da Gestire per visionare i protocolli che devono essere eventualmente da assegnati individualmente ai componenti della unità organizzativa, archiviare o inserire all’intero di pratiche.

In prima battuta questa attività compete al Responsabile di UO o al suo Vice quale competenza Dirigenziale primaria per l’organizzazione delle attività sulla base della documentazione pervenuta alla sua unità organizzativa (L.241/90 Art. 5).

Qualora vi siano state errati smistamenti della posta questa potrà essere smistata nuovamente alla UO che l’ha inviata.

Cliccando con il pulsante destro del mouse su ogni protocollo da gestire è possibile:

Accedi al Protocollo: accede al singolo protocollo per le funzioni di:

• Accedere al Protocollo per la gestione
• Invia PEC: Invia una PEC relativa ad un protocollo già emesso (se attivata la PEC specifica per il Dipartimento della Prevenzione).

• Annulla Protocollo: Possibilità di richiedere l’annullamento un protocollo.

• Modifica Protocollo: permette la modifica delle informazione della scheda di protocollo.

I protocolli in neretto sono quelli non ancora visionati (come la mail).

Nota: l’operatore dovrà settare correttamente la “Uo di Lavoro” per visualizzare correttamente solo i protocolli che in quel momento gli interessa gestire, se la stessa persona è assegnato a più unità organizzative e opera a volte per l’una e a volte per altra.

Le informazioni presenti in questo elenco sono:

• Numero: numero protocollo generale

• Anno: anno di protocollazione

• Data: data di protocollazione

• Ingresso: Protocollo in ingresso / uscita

• Mittente: Mittente del protocollo

• Destinatario: UO attuale a cui è smistato il protocollo (II°livello= Area Funzionale o altra UO subordinata direttamente alla Direzione del Dipartimento)

• Oggetto: oggetto del protocollo

• Canale: canale di ingresso del protocollo

• Titolario: voce prescelta del titolario

• Stato: stato del protocollo (attivo / annullato)

• Causale annullamento: causale eventuale annullamento

• UO di lavoro: UO competente del protocollo

• UO smistatrice: UO di provenienza del protocollo

   

Smista protocollo: consente di indirizzare il protocollo verso altre UO

Assegna Protocollo: consente di assegnare il protocollo a una o più persone individualmente (il protocollo rimane comunque tra quelli da gestire per essere Archiviato o Smistato ulteriormente);

Nuova Pratica: consente di creare una nuova pratica collegata al protocollo;

Collega a pratica: collega quel protocollo ad una pratica esistente;

Archivia: senza o con ulteriore smistamento che può essere comunque attivato riprendendo il protocollo da “Tutti i Protocolli”;

Altro:

           Smistamenti: consente di visualizzare tutti i passaggi di quel protocollo;

           Variazioni: consente di vedere le eventuali correzioni della maschera di protocollo;

Eventi: Visualizza tuti gli eventi di un protocollo di qualsiasi natura, la data e l'ora e l'utore

Giunti alla unità organizzativa di destinazione finale del documento il Responsabile della UO, non dovendo smistare ulteriormente il protocollo, può:

1. Creare una nuova pratica assegnandola agli operatori che dovranno gestirla individuando il Responsabile del Procedimento e l’eventuale Responsabile dell’adozione del provvedimento finale se ritiene di non svolgere per quella pratica lui stesso queste funzioni;

2. Collegare il protocollo ad una pratica già esistente;

3. Archiviare, assegnandolo eventualmente anche a taluni operatori che devono avere quel documento (distribuzione di una Circolare, di Istruzioni Operative, di altra documentazione non necessariamente collegata ad una specifica pratica).

Qualora il Responsabile della UO o suo Vice non effettuino le operazioni di cui al paragrafo precedente di creazione pratica, collegamento a pratica esistente o archiviazione, possono procedere alla ASSEGNAZIONE della posta ai sensi della L.241/90 a Operatori della propria UO.

Il documento può essere assegnato a:

• Personale Dirigente (es. medici, veterinari, ingegneri) della UO

• Al Coordinatore Tecnici della UO che può creare la pratica o provvedere ad una sub assegnazione a altro personale tecnico aggiungendo a sua volta altro personale della UO.

NOTA: Il protocollo che è stato semplicemente ASSEGNATO rimane nei protocolli DA GESTIRE.

Nella fase di assegnazione il Dirigente avrà la possibilità di annotare le sue direttive sul protocollo stesso attraverso apposita nota e, se dal protocollo dovesse aprirsi una nuova pratica, individuare puntualmente già i fase di assegnazione, il Responsabile del Procedimento e l’eventuale Responsabile dell’adozione del provvedimento finale se ritiene di non svolgere per quella pratica lui stesso queste funzioni.

Il Responsabile della UO può assegnare dal coordinatore/referente/unità operativa dei tecnici a cui fonisce le indicazioni relative e alla responsabilità del procedimento o del provvedimento nello spazio “Note di assegnazione” come da immagine sopra riportata

Tutti gli operatori di qualsiasi ordine e grado a cui non siano state assegnate funzioni descritte nei paragrafi precedenti, ovvero non abbiamo profili di Primo o di Secondo livello.

Questi non hanno protocolli da gestire ma hanno funzioni per:

• Protocollare in BOZZA in Uscita se attiva per l’operatore;

• Visualizzare ed eventualmente gestire i protocolli che gli sono stati assegnati personalmente creando anche pratiche o collegandole a pratica già esistente sulla base delle regole precedentemente esplicitate;

• Visualizzare ed eventualmente gestire protocolli della UO di lavoro.

L’operatore base può protocollare in BOZZA un protocollo in uscita che verrà salvato completo dei documenti allegati tra i protocolli da gestire per la UO di cui lui fa parte e per la quale sta operando in quel momento (UO MITTENTE).

Questo vuol dire che questo documento inserito in bozza nel protocollo per essere effettivamente protocollato dovrà essere ripreso da coloro che hanno funzioni di primo o di secondo livello e che attribuiscono effettivamente il numero di protocollo e danno il via alla spedizione del documento secondo i canali previsti.

L’operatore vede il protocollo in bozza, una volta salvato nella maschera in cui può consultare tutti i protocolli della propria UO di lavoro.

Dalla funzione de "I Miei protocolli" vedo tutti i protocoli che mi sono stati assegnati e da questi posso:

1. Archiviare il protocollo che mi è stato attribuito perchè è sufficiente prendere visione della documentazione allegata al protocollo stesso (Circolari, Comunicazioni varie, lettere di convocazione ad eventi, ecc...), 
2. Collegare il protocollo ad una pratica già esistente sulla base delle disposizioni impartite da colui che mi ha assegnato il protocollo;
3. Creare una nuova pratica legata al protocollo sulla base delle disposizioni impartite da colui che mi ha assegnato il protocollo;
4. Rifiutare l'assegnazione con una specifica causale.

Dall'elenco cliccando con il pulsante destro del mouse di accede al protocollo

e una volta aperto si procede con i comandi disponibili in testa alla pagina

L'operazione di archiviazione di un protocollo è abbastanza semplice.

Dall'elenco si apre il protocollo come precedentemente descrittio e si clicca come da immagine a finaco, sul pulsante Archivia.

Il sistema chiede di inserire delle semplici note di archiviazione.

Il sistema da conferma dell'operazione effettuata e contrassegna come archiviato sulla testata del protocollo.  L'operazione è reversibile con il pulsante "De Archivia"

Ricercando la pratica si ottiene un elenco da cui selezionare quella di interesse che deve essere riportata con il pulsante copia nella maschera del collega pratica che a questo punto potrà collegare il protocollo alla pratica selezionata.

Il collega pratica consente di associare il protocollo ad una pratica già esistente.

In questo caso si parla ad esempio di documentazione integrativa che perviene attraverso il protocollo e che si riferisce ad una pratica in corso. Cliccando sul collega pratica si apre la maschera di inserimento del numero di pratica, se noto, altrimenti con il pulsante indicato dalla freccia sarà possibile accedere ad una maschera di ricerca più completa in cui si possono inserire tutta una serie di parametri anche combinati fra loro, così come avviene per collegare le pratiche fra loro.

Possiamo aprire pratiche dal protocollo per 

La creazione di una nuova pratica, a partire da una registrazione di protocollo in arrivo,  si diversifica sulle diverse tipologia a seconda dell'applicativo da cui la stiamo creando.

Adesso il sistema consente di avere a disposizione queste altre tipologie.

Nell'andare a creare una nuova pratica come operatore "base" ci possiamo trovare di fronte a 3 casi:

1. Protocollo assegnato senza alcuna indicazione del responsabile del Procedimento/Provvedimento
2. Protocollo assegnato con l’indicazione come annotazione del responsabile del Procedimento/Provvedimento
3. Protocollo assegnato con individuazione del responsabile del Procedimento/Provvedimento

Nella maschera gestita da chi può fare l'assegnazione non è stata data alcuna indicazione all'operatore sulla definizione del responsabile del procedimento/provvedimento.

Pertanto l'operatore procede alla creazione della pratica che lo vedrà tra gli operatori al pari del responsabile della UO

E nella parte che riguarda l'individuazione dei livelli di responsabilità non potrà che essereci il responsabile UO a ricoprire tutti i ruoli previsti.

Come si vede nell'immagine a finaco riportata nel protocollo è presente una annotazione di assegnazione.

Se a questa annotazione di assegnazione non è seguita una individuazione esplicita da parte di chi può farlo del responsabile del procedimento o del provvedimento, la creazione della pratica da parte delloperatore base avverrà come nel caso precedente con un il responsabile di UO a ricoprire tutti i ruoli

Nulla vieta di:

1. Effettuare un passaggio, prima di arrivare all'operatore base, ad un soggetto con permessi di secondo livello che indichi nel protocollo il responsabile del procedimento/provvedimento;
2. Intervenire a posteriori sulla pratica da parte di chi ha le specifiche funzioni pòer modificare i livelli di responsabilità.

Trattasi del caso puntuale e aspicabile con cui chi ha effettuato l'assegnazione ha anche individuato i livelli di responsabilità specifici. L'operatore che viene individuato può anche non essere indicato tra gli operatori. Provvederà il sistema ad inserirlo qualotra non sia gà stato individuato.

Così nella creazione della testata della pratica troveremo:

E nella parte relativa ai livelli di responsabilità

Utilizzando la funzione presente nel menù di Gestione Protocollo è possibile aprire la maschera sotto riportata, allegare i documenti che devono essere protocollati e procedere alla protocollazione

Completare le informazioni necessarie (si ricorda che quelli con * sono campi obbligatori) premere "Salva", "Protocolla" oppure "Protocolla e Duplica".
Il tasto "Protocolla e Duplica" protocolla il documento corrente e predispone una nuova scheda di protocollazione copiando i dati dal protocollo precedente.
La nuova scheda conterrà tutti i dati del protocollo precedente ad esclusione degli allegati ed i destinatari che dovranno essere inseriti nuovamente.

NOTA: Solo gli operatori che hanno profili applicativi di 1° e di 2° livello hanno nella maschera anche i pulsanti "Protocolla" e "Protocolla e Duplica".
Il 3°livello ha solo il pulsante salva in bozza che consente di produrre una registrazione completa di protocollo ma non di attribuire il numero.
Il documento protocollato in bozza viene inserito tra i protocolli da Gestire per la UO di appartenenza.

Questo consente di inserire un ulteriore livello di controllo sulla posta in uscita ai fini della completezza e della correttezza dei documenti inviati.

Il protocollo che dall’operatore di terzo livello ha salvato in bozza, compare senza ovviamente l’assegnazione del numero sia nella maschera “Tutti i Protocolli” che in quella dei “Protocolli da Gestire”.

In questo modo, l’operatore di terzo livello sottopone l’uscita al vaglio degli operatori di primo o secondo livello che verificata la correttezza formale dei documenti, assegnano il numero e procedono all’invio del documento che a quel punto è effettivamente protocollato.

L'avvenuta protocollazione in uscita viene segnalata con la info sottostante.

 In caso di problemi della rete l'azione "Protocolla" produce automaticamente una bozza che sarà protocollata al ripristino delle funzionalità di rete.

In questa sezione vengono visualizzati sia i protocolli in arrivo collegati alla pratica, ma anche quelli in uscita.

Agendo con il pulsante destro sulla riga si ottiene il pulsante di comando “Allega e Protocolla”

Si procede quindi alla compilazione del documento e al suo salvataggio nel nuovo protocollo in BOZZA.

Salvando in Bozza o Protocollando direttamente, se si hanno i permessi, si archivia il documento protocollato all’interno della pratica.

Si precisa che il pulsante Protocolla, insieme a quello Salva, che consente l'effettiva protocollazione compare all'operatore se si è in uno dei seguenti casi:

• L'operatore ha un profilo di Primo o di Secondo livello;
• L'operatore nella pratica in cui sta lavorando ha un profilo di terzo livello (base) ma è per quella pratica Responsabile del Procedimento o Responsabile del Provvedimeto;

Se il documento è stato solo salvato in bozza questo verrà ricollocato tra la Posta da Gestire per poter essere protocollato da chi dispone dei permessi e inviato successivamente attraverso il canale di comunicazione appropriato. 

In ogni caso il protocollo in questo modo rimane collegato alla pratica e può essere consultato in qualsiasi momento dalla pratica stessa o inviato. Cliccando con il pulsante destro del mouse sulla riga di protocollo di interesse si ottiene infatti il menù di cui all’immagine sotto riportata.

Se il protocollo è collegato ad una pratica, la protocollazione effettiva la vedremo anche all’interno della pratica.

Il protocollo assegnato fa si che quella registrazione scompaia tra quelle da gestire.

L’operatore base predispone la bozza di protocollo completa in ogni sua parte. Compreso anche i documenti allegati.

L’operatore di primo o di secondo livello di trova le bozze nell’elenco dei protocolli da gestire.

Si può notare che le righe sono prive di numero di protocollo.

L’operatore quindi apre in modifica Protocollo partendo dalla riga di interesse, verifica che i contenuti siano completi, compresa la presenza di allegati.

Attiva il comando Salva che consente di accendere il comando Protocolla.

Se la chiamata al servizio va a buon fine avremo una risposta che comunica all’operatore il salvataggio avvenuto e il numero di protocollo assegnato. La riga scompare nell’elenco dei protocolli da gestire.

In questo caso per poter inviare il documento appena protocollato è necessario procedere a:

1. Aprire la sezione dei protocolli gestiti o dai protocolli da dentro la pratica questione;

2. Individuare dall’elenco il protocollo i cui documenti devono essere inviati per PEC;

3. Cliccare con il pulsante destro del mouse sulla riga individuata ed azionare il comando “Invia PEC”.

Questo consente di aprire una finestra di composizione del messaggio PEC in cui vengono automaticamente allegati i documenti del protocollo e quindi procedere, compilato il messaggio all’invio.

In questo caso il Dipartimento della Prevenzione non dispone di una propria casella PEC, ma utilizza quella aziendale per qualsiasi evenienza che lo porti a dover comunicare con i suoi interlocutori attraverso questo canale.

Il questo caso le attività per consentire questo passaggio si esplicitano tutte internamente alla maschera di compilazione del protocollo in uscita usando queste accortezze:

Con il Comando presente nel menù di gestione del protocollo è possibile avere l’elenco di tutte le ricevute di consegna dei messaggi PEC collegati ai protocolli che sono stati inviati attraverso il canale PEC del protocollo generale.

Utilizzando gli appositi filtri è possibile ricercare quelle di interesse e risalire al protocollo.