03 Controlli Ufficiali
Introduzione alla gestione dei Controlli UfficialiLa gestione dei controlli ufficiali comprende anche le attività svolte dagli operatori ASL nel ruolo di Autorità Competente nella Sicurezza Alimentare, salute e benessere degli
La L.R.T. 16 del 25/02/2000[1] con particolare riferimento all’art. 7 comma 1-bis attribuisce espressamente alla Aziende Sanitarie Locali il ruolo di Autorità Competente (AC) all’adozione dei provvedimenti in materia di Sicurezza Alimentare, salute e benessere degli animali come sotto dettagliati:
La DGRT 147/2010 fornisce elementi di indirizzo per l’attribuzione della competenza ad effettuare i Controllo Ufficiali di cui al Reg. (CE) 882/2004 all’interno delle unità locali con particolare riguardo a:
Le Aziende Sanitarie con propri atti disciplinano l’organizzazione e le responsabilità rispetto alla struttura organizzativa e al personale interessato. La Legge n. 241 del 7 Agosto 1990 definisce le norme sul procedimento amministrativo. Tutte le attività dell’autorità competente si inquadrano all’interno di procedimenti amministrativi disciplinati da questa norma. Pertanto avremo sempre un Responsabile del Procedimento e un Responsabile dell’adozione del Provvedimento. Il procedimento è quindi l’intero iter amministrativo che porta o meno all’adozione di un provvedimento che nello specifico attiene a quanto disciplinato L.R.T. 16 del 25/02/2000[2] con particolare riferimento all’art. 7 comma 1-bis. Nel SISPC qualsiasi procedimento e tutte le informazioni ad esso afferenti, è descritto all’interno di una “Pratica” che per sua natura è nel sistema:
Classificazione dei procedimenti dell'Autorità CompetentePer la registrazione dei procedimenti dell’autorità competente sono state individuate delle classi di pratiche del nomenclatore che riguardano i controlli riconducibili alle attività dell’autorità competente. In questo modo è possibile verificare la completezza delle casistiche previste e procedere in una analisi puntuale degli elementi necessari a rendere l’archiviazione informatica coerente con le aspettative.
[1] Riordino in materia di igiene e sanità pubblica, veterinaria, igiene degli alimenti, medicina legale e farmaceutica così come modificati dalle leggi di manutenzione 2008 (l.r.21.11.2008) e 2009 (l.r. 14.12.2009, n.75) [2] Riordino in materia di igiene e sanità pubblica, veterinaria, igiene degli alimenti, medicina legale e farmaceutica così come modificati dalle leggi di manutenzione 2008 (l.r.21.11.2008) e 2009 (l.r. 14.12.2009, n.75)
Queste funzioni sono in corso di integrazione con le definizioni e con le peculiarità descritte nel documento .Rappresentazione delle pratiche nel sistema | |
Click su icona/descrizione: - Nuova Pratica: per creare una nuova pratica di CONTROLLO UFFICIALE Le RICERCHE raggruppano le pratiche di controllo ufficiale rispetto allo stato. Avremo quindi:
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Nuova Pratica
Testata della pratica | |
Aspetti di carattere generale | |
Informazioni di carattere generale: Le descrizioni contrassegnate da asterisco prevedono l’inserimento obbligatorio di dati nei campi testo. Alcuni campi saranno visibili e/o attivi durante la compilazione e/o solo dopo il salvataggio dell’inserimento dei dati: Pratica N°, data finale di detenzione pratica, descrizione prodotto finito e tasti di modifica dati del Destinatario. I campi DATA possono essere compilati: Il doppio click sul campo inserirà la data odierna, mentre una data diversa dalla odierna potrà essere inserita compilando il campo in formato GGMMAAAA senza barre spaziatrici che saranno aggiunte in automatico all’uscita del campo oppure aprendo il Calendario con il pulsante che compare a destra di ogni campo data. Menù di navigazione nelle maschere saranno compilabili solo dopo aver salvato i dati nella maschera PRATICA
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Pratica N°: Numero di pratica assegnata automaticamente dal sistema dopo aver salvato i dati. - Del*: data attivazione procedimento (può essere antecedente alla data di inserimento dei dati). - Inizio: data inizio procedimento (può essere antecedente alla data di inserimento dei dati). - Fine: data fine procedimento (NON può essere antecedente alla data di Inizio). - Data Richiesta: facoltativa se la pratica ha avuto origine con una richiesta di intervento. |
Selezione del detentore e degli operatori | |||
| DETENTORE/OPERATORE. Il detentore identifica colui che detiene fisicamente il fascicolo (fisico o digitale) e quindi varia a seconda dalla strutturazione dell’unità organizzativa registrando i vari livelli di assegnazione. La detenzione di una pratica ha sempre un inizio e fine e viene storicizzata nella registrazione. Il detentore viene inserito automaticamente con l'operatore che sta avviando la pratica. L’operatore identifica uno o più persone che effettuano l’attività relativa alla pratica, uno degli operatori coincide con il detentore. Il detentore non identifica il responsabile del procedimento individuato (campo U.O.) dal responsabile dell’unità organizzativa. Nel momento in cui viene fatta la prima selezione degli operatori e del detentore il sistema avverte con questo messaggio generico riportato a fianco che spiega come, in caso di mancata gestione del responsabile del procedimento e/o del provvedimento, il sistema assegni automaticamente questi ruoli al responsabile UO o se previsto al primo detentore. | ||
Variazione del detentoreCliccando sul pulsante a fianco al DETENTORE è possibile aprire la maschera di selezione del detentore. Nel caso che la pratica sia stata appena avviata e mai salvata la testata, la modifica avviene senza storicizzazione, altrimenti occorre prima compilare la data fine di detenzione del cedente e poi inserire il nuovo detentore. Nell'elenco degli operatori vengono proposti tutti gli operatori delle Uo a cui siamo collegati. Con il segno di spunta cerchiato in rosso è possibile allargare la ricerca del detentore a tutte le UO dell'azienda. Altro elemento da evidenziare è la possibilità di inserire delle NOTE (altro elemento cerchiato in rosso) da rendere visibili al momento dell'eventuale cambio di detentore. Con il tasto COPIA è poi possibile riportare l'operatore selezionato nella maschera principale.
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Variazione degli operatoriCliccando sul pulsante a fianco alla sezione Operatori e Collaboratori sia attiva il processo che consente la definizione di coloro che hanno questi ruoli. Il pulsante consente di aprire la maschera di cui all'immagine a fianco riportata. Il sistema mostra tutti gli operatori delle UO a cui è associato l'agente che sta operando, salvo che come riportato in immagine nella parte evidenziata non sia spuntato il flag "Tutte". Con la stessa maschera è possibile selezionare operatori nella nostra stessa UO, o di altra UO non titolare del procedimento (la Uo è diversa da quella della pratica). Questi operatori diventeranno "Collaboratori" all'interno della nostra pratica. E' consigliato, salvo diverso accordo, inserire per le Uo collaboratrici il Responsabile delle Uo in modo che sia lui eventualmente ad individuare altra persona per la specifica pratica. A tal proposito è stato inserito in alto (vedi parte evidenziata), il filtro per individuare solo coloro che sono responsabili di UO. Nella maschera vi sono anche una serie di pulsanti su ogni riga che consentono di individuare e determinare coloro che tra gli operatori sono Responsabili del Procedimento e/o del Provvedimento. La possibilità di avere a disposizione questi pulsanti dipende dai privilegi attribuiti all'operatore che sta agendo sulla pratica. Se non si hanno questi pulsanti sarà il sistema ad assegnare questi ruoli sulla base delle regole generali di individuazione previste. Per approfondire questi aspetti vedi la parte generale del manuale su Responsabili e Collaboratori. | |||
Scelta della Classe e Tipo della praticaE' obbligatoria l'individuazione di una causale del Controllo Ufficiale. E' indispensabile procedere alla selezione della Classe e del Tipo Pratica che si sta registrando e che consentirà al sistema di rendere disponibili tutte le attività previste nel Nomenclatore. Selezionata la classe e il tipo pratica viene reso visibile il PF collegato alla tipologia di pratica che verrà generato automaticamente con le attività previste, via via che si procederà alla registrazione nella pratica delle attività della stessa. Nella classe ora viene gestita anche la possibilità di registrare controlli ufficiali per attività non professionali con la loro specifica caratterizzazione e distinzione.
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Destinatario della Pratica | |||
Individuato il soggetto interessato al controllo sarà possibile:
| Scelta del tipo DestinatarioLa tendina sopra riportata consente di selezionare nei vari ambiti tipologie diverse di Unità Locale. A seconda dell'anagrafica potranno essere mostrate tipologie diverse di anagrafiche che solitamente fanno capo ad Unità Locali e ad Attività NON professionali (come ad esempio allevamenti a carattere familiare, ma anche altre). Se è stata selezionata UNITA' LOCALE si procede con il pulsante alla ricerca della entità soggetta a controllo La ricerca di Unità locale prevede l'utilizzo della classica maschera di ricerca per ID Fiscale o ragione sociale attraverso si comando .
Una volta individuata la Persona Giuridica, cliccare sulla riga di interesse per aprire l'elenco delle UL nella parte sottostante e selezionare quella di interesse e cliccare sul tasto . | ||
Attività non professionaleNel caso in cui nella tendina si sia optato per la ricerca tra le ATTIVITA' NON PROFESSIONALI, la maschera di ricerca in questa anagrafica che è solo "locale" propone un insieme di dati leggermente diversi. Impostati i parametri, come ad esempio il nominativo del titolare, cliccando sul tasto è possibile procedere alla visualizzazione dell'elenco delle attività in anagrafe e selezionando quello di interesse si procede alla sua importazione.
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| Ricerca su archivio ARTEAAprire la maschera di ricerca dell'archivio di ARTEA per associare alla nostra UL una Azienda Agricola di quell'archivio in modo da individuare il soggetto corrispondente. Questo è molto utile per poi facilitare la trasmissione dei nostri controlli in tema di CONDIZIONALITA'. Come abbiamo già detto è possibile associare alla nostra registrazione anche una azienda agricola. La maschera di ricerca sarà pre valorizzata con i parametri presi dalla nostra UL, come ad esempio il CF o la P.IVA. Una volta inseriti i parametri lanciata la ricerca il sistema propone un elenco di aziende su cui selezionare quella di interesse per poterla poi Importare. Una volta importata avremo una situazione come nell'immagine riportata di fianco.
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| Selezione attività AtecoSelezionare tra tutti i codici Ateco attivi presenti nella UL o l'Attività Non Professionale selezionata va individuato quello a cui si riferisce il nostro controllo. E' possibile anche la scelta multipla qualora il controllo si riferisca contemporaneamente a più attività Ateco della UL. | ||
| ResponsabiliPossiamo a questo punto procedere al salvataggio dell testata della pratica in modo che le informazioni inserite vengano memorizzate e visualizzare anche i livelli di responsabilità del procedimento e dei provvedimento oltre che quello della UO compilati in chiaro con Cognome e Nome del soggetto coinvolto. Soltanto dopo il primo salvataggio è possibile procedere alla registrazione delle informazioni negli altri TAB della scheda.
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Sopralluogo | |||||||
E' anche possibile indicare nel campo una eventuale data di promemoria che consente di alimentare lo scadenzario disponibile nella sezione REGISTRI - Ricerche. Il sistema provvede anche ad inviare una mail di promemoria in prossimità della scadenza a tutti gli operatori della Pratica.
| La scheda raccoglie essenzialmente l'elenco delle attività di sopralluogo con riferimento ai LUOGHI in cui ci si è recati. Tranne per il fatto che si esprime un ESITO come vedremo più avanti il sopralluogo non raccoglie informazioni delle specifiche attività svolte che in maniera collegata verranno invece registrata nella scheda ATTIVITA'. Con il pulsante si apre la registrazione di un nuovo scheda di sopralluogo. La maschera di registrazione può essere parzialmente compilata utilizzando il pulsante che copia dalla UL o AF destinataria della pratica i dati dell'indirizzo. Con un doppio clik può essere inserita la data odierna o compilata come precedentemente indicato. E' obbligatorio compilare la CAUSALE che una delle informazioni essenziali per distinguere la tipologia di Controllo Ufficiale. I Valori possibili sono:
Il pulsante consente di aprire una maschera a scelta multipla per la selezione di altri soggetti di altre amministrazioni che hanno partecipato al sopralluogo (Carabinieri, Polizia di Stato, Vigili del fuoco ecc...). Verbale di sopralluogoCon riferimento alle attività dell'Autorità Competente, al fine di rendere completa la documentazione presente on-lline disponibile per una consultazione completa degli atti prodotti, è reso obbligatorio allegare alla pratica copia dei verbali di sopralluogo predisposti. L'obbligatorietà viene resa effettiva all'atto della chiusura della pratica quando il sistema controlla che ad ogni sopraluogo sia stato collegato il documento richiesto tra quelli che sono statti caricati nella pratica. Per il collegamento dal sopralluogo è possibile utilizzare la che apre una finestra specifica di selezione del documento di interesse.
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Esito sopralluogo in Sicurezza Alimentare
Per le pratiche dell'Autorità Competente in materia di Sicurezza Alimentare il campo Esito del Sopralluogo assume un valore particolare.
Alla chiusura della pratica nel caso di Esito NON CONFORME nelle tre possibili declinazioni il sistema predispone un messaggio bloccante se nella rispettiva attività che riferisce il sopralluogo non sono state dichiarate irregolarità (non conformità). Parimenti nel caso in cui si seleziona un esito del tipo "Controllo non effettuato" oppure "Conforme" si ha un messaggio bloccante se nella rispettiva attività che riferisce al sopralluogo sono state dichiarate delle NON conformità. | Il campo ESITO consente di specificare attraverso un unico valore la sintesi del sopralluogo. I Valori possibili sono:
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L'impostazione di questa classificazione nasce da quanto disposto dalla Delibera Giunta Regionale Toscana n. 147 del 15 Febbraio 2010 “Indirizzi per l'attribuzione della competenza ad effettuare i "Controlli ufficiali" di cui al Reg. (CE) 882/2004 all'interno delle aziende unità sanitarie locali”.
Nell'allegato A si stabilisce fra l'altro:
.... omissis
2. Ripartizione del potere di adottare le misure di cui all’art.7, comma1-bis
Le misure elencate all’art.7, comma 1-bis sono di natura diversa e ben diverso è l’impatto sulle imprese che scaturisce dell’adozione di una piuttosto che di un’altra misura. E’opportuno, pertanto, che le aziende attribuiscano a soggetti diversi la competenza ad adottare i vari provvedimenti. In particolare, è opportuno che la competenza ad adottare i provvedimenti di minore “impatto”, come quelli previsti dalla lett.a) dell’art.54 del reg.(CE) 882/2004 sia attribuita direttamente agli operatori incaricati di eseguire i controlli sul territorio, che possono appartenere a profili professionali diversi: tecnici della prevenzione nell’ambiente e nei luoghi di lavoro, dirigenti medici, dirigenti veterinari. Salvo quanto si dirà al paragrafo successivo a proposito dell’urgenza di provvedere, le misure diverse dalla prescrizione dovrebbero essere attribuite, invece, ai responsabili delle strutture organizzative del dipartimento della prevenzione. In particolare, alla luce di quanto dispongono gli art.60, 63 e 67 della l.r. 40/2005, la scelta dovrà indirizzarsi nei confronti dei responsabili delle unità funzionali competenti o, in via alternativa dello stesso direttore di dipartimento.
3. Il potere di adottare le misure di cui all’art.7, comma 1bis in caso di urgenza
La possibilità di attribuire, in caso di riscontrata urgenza di provvedere, l’adozione di provvedimenti, anche a soggetti che non sono ordinariamente competenti ad adottarli è prevista espressamente dall’ordinamento a proposito del c.d. sequestro sanitario, disciplinato dall’art.20 del DPR 26.3.1980, n.327. “In caso di necessità e urgenza”, recita il 1°comma dell’art. 20, il personale dipendente dell’autorità sanitaria competente (ovvero gli ispettori sanitari di cui sopra) può procedere al sequestro, salvo conferma, entro 48 ore, da parte dell’organo competente individuato dall’azienda. Una previsione analoga potrebbe essere introdotta anche con riferimento ad altre delle misure previste dal comma 1-bis dell’art.7 (ad esempio, per la distruzione di alimenti e di mangimi, o per disporre il c.d. blocco ufficiale). In questi casi è importante che gli ispettori sanitari, espressamente autorizzati (con delega o con atto regolamentare) ad agire in situazioni di urgenza, prima del compimento dell’atto o se questo non sia possibile, subito dopo, comunichino la decisione al responsabile della struttura funzionale di appartenenza, che provvederà a convalidarla con le modalità definite a livello aziendale.
La Registrazione di un Campione
La registrazione di un campione di qualsiasi sostanza può avvenire fondamentalmente in due contesti:
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Nella registrazione di una pratica generica è normalmente presente all'interno della gestione del sopralluogo o tra i nodi principali della pratica il tema "Campionamenti". Il campionamento effettuato all'interno di una attività di sopralluogo va registrato sotto il nodo "sopralluogo". Diversamente se il campione è stato effettuato senza sopralluogo(p.es. conferimento di campione da parte dell'utenza presso l'ufficio), il campione deve essere registrato nella voce Campionamenti della radice principale della pratica. Questa modalità di registrazione è comune a tutti gli applicativi IPN, PISLL e SPVSA. |
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Anche all'interno di una scheda di Controllo Ufficiale (Sicurezza Alimentare e IPN) è possibile inserire un nuovo campionamento collegato o meno ad un sopralluogo effettuato. Vengono gestiti in maniera specifica e particolare i Campionamenti di Acque per il controllo delle stesse nei vari ambiti specifici del sistema IPN. Nel proseguo tratteremo le modalità di registrazione del modulo generico dei campionamenti, rimandando agli specifici verticali la specializzazione in eventuali contesti particolari. |
Scheda Campionamento
A prescindere dai contesti sopra illustrati in cui un campione può essere prelevato, la registrazione dei contenuti della scheda e le modalità con cui è possibile interagire con il laboratorio sono pressoché identiche.
Cliccando sull'apposita voce il sistema apre la scheda per la registrazione del campionamento. Per poter registrare le informazioni è necessario prendere visione del messaggio informativo e proseguire. La scheda è suddivisa in quattro sezioni
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Informazioni Generali
Cliccando sul pulsante è possibile impostare i valori della pratica collegata, in particolare permette di importare automaticamente gli operatori dalla pratica e il responsabile. I campi contrassegnati con * sono campi obbligatori al fine di registrare permanentemente il campionamento. Il responsabile può essere selezionato tra: Persona Fisica , Persona Giuridica , Allevamento , Allevamento Familiare Il prodotto ricevuto/acquistato da può essere selezionato tra: Persona fisica , Persona Giuridica , Allevamento |
Informazioni Campione
I valori dei menù a tendina Confezionamento, Trattamento, Metodo di Produzione, Strategia di Campionamento e Punto di campionamento nella filiera sono compilati conformi alle specifiche del documento "Linee guida per la raccolta dei dati di vigilanza e controllo alimenti e bevande mediante il sistema NSIS-Alimenti Versione 2018.1.2 – maggio 2018" del Ministero della Salute - Direzione generale per l'igiene e la sicurezza degli alimenti e la nutrizione. L'obbligatorietà o meno delle informazioni presenti nella Info Campione e di quella successiva di rendicontazione dei flussi VIG, è determinata da una specifica tabella di configurazione collocata nelle Codifiche SASPV che associa l'obbligatorietà alla coppia Branca - Sottobranca di configurazione di un campione. Sempre in riferimento alle Codifiche SASPV la scelta del materiale da campionare è precodificata nella tabella base che associa la matrice alla Branca, sottobranca, luogo,specie, quesito diagnostico e prova di laboratorio. Non possono essere inseriti campione se la loro combinazione non è coerente con il contenuto della tabella base. Nella scheda è possibile selezionare il materiale effettuando una ricerca tramite il pulsante . | |||
Altra modalità di ricerca è quella di impostare solo la BRANCA e la denominazione anche parziale del materiale e introdurre poi la sotto branca successivamente se necessario limitare ulteriormente la ricerca | Tipo materiale campionatoLa selezione del materiale campionato avviene sulla base delle impostazioni della prima parte della scheda in cui sono presenti la Branca, Sottobranca, il luogo di campionamento, la specie e la denominazione del materiale. Cliccando su si ottiene nella parte sottostante della maschera l'elenco dei materiali. NOTA: Qualora non si conoscano esattamente le impostazioni di un piano nella tabella base si consiglia di lasciare vuoti i campi di ricerca. Questo farà sì che vengano mostrate più combinazioni su cui poi scegliere quella di interesse. Nel campo possiamo inserire una parte della denominazione del materiale che si intende campionare tra i segni di "%" che la individuano come stringa di caratteri. Dalla ricerca effettuata vengono proposti un elenco di combinazioni tra materiale, Specie e luogo di campionamento Selezionando come sopra una voce dei materiali, viene mostrato nella parte sottostante l'albero di ulteriore dettaglio presente nel sistema e riferito alla voce selezionata E' possibile selezionare la voce esatta che corrisponde o si avvicina il più possibile al materiale oggetto del campionamento. Una volta selezionato il materiale specifico di cui all'immagine sopra stante, vengono mostrati nel riquadro sotto stante l'elenco delle possibili combinazioni di quesito diagnostico e prova previste nella branca selezionata all'inizio. A questo punto è possibile una scelta multipla delle ricerche richieste al laboratorio. Una volta completata la selezione di tutte le voci di interesse fino al quesito e la prova diagnostica cliccare sul tasto per inserire nella scheda del campionamento l'intera sequenza che identifica esattamente il materiale e le ricerche di laboratorio di interesse. Ovviamente in caso di errore di importazioni sono presenti i pulsanti rispettivamente per selezionare un altro materiale e rimuovere il materiale appena importato.
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Rendicontazione Flussi VIG, Additivi e Pesticidi
Anche in questa scheda i valori dei menù a tendina sono compilati conformi alle specifiche del documento "Linee guida per la raccolta dei dati di vigilanza e controllo alimenti e bevande mediante il sistema NSIS-Alimenti Versione 2018.1.2 – maggio 2018" del Ministero della Salute - Direzione generale per l'igiene e la sicurezza degli alimenti e la nutrizione. Le informazioni riguardo gli "Additivi", Info Aggiuntive Prodotto, vengono precaricate dopo aver importato il materiale presente nella sezione precedente. |
Registrazione Esiti Analitici
| In questa sezione è possibile registrare gli esiti degli esami analitici indicando il laboratorio di accettazione, il numero di accettazione e la data. Inoltre, cliccando sul pulsante "Valutazione Esiti Analitici" è possibile registrare l'esito |
Stampe
E' possibile estrarre in formato testuale le informazioni del campionamento tramite le apposite stampe presenti nel menu in alto a destra della scheda |
Reference: xwiki:Manuali SISPC.01 Funzioni Generali.Pratiche.Pratiche - Campionamenti.Registrazione di un campione.WebHome
Registrazione delle attività
Ogni pratica contiene una serie di registrazioni di attività che dettagliano le azioni eseguite. SISPC comprende un Nomenclatore di tipi di Attività che discendono dalla classificazione della pratica. Vuol dire che se ho scelto come Classe del Nomenclatore ad esempio “Controllo Ufficiale e Vigilanza - PISLL” e come Tipo “Controllo in cantiere edile per rischi lavorativi”, i tipi di Attività che potranno essere registrati dipenderanno da questa scelta iniziale. Questo semplifica il lavoro di registrazione e il lavoro di rendicontazione in quanto viene calcolato automaticamente il Prodotto Finito corrispondente.
La registrazione di una nuova Attività è molto semplice e rapida. Come per l’inserimento del Sopralluogo, dobbiamo posizionarci sulla riga “Attività” (sia che sia nell’albero generale, sia che sia all’interno del sopralluogo) e con il tasto destro del mouse aprire il menù a tendina e premere su “Nuova Attività”. A questo punto si aprirà la seguente finestra:
Nella maschera i campi da registrare sono:
- Pratica: dato non registrabile. Restituisce il numero univoco della pratica assegnato automaticamente dal sistema al momento del salvataggio della testata di una pratica.
- Operatori: operatori presenti all’interno della pratica che hanno effettuato quel sopralluogo.
- Settori Congiunti: pulsante per indicare se l’attività è stata fatta con un settore congiunto all’interno del Dipartimento della Prevenzione. Vedi sotto.
- Reperibilità: indica se questa attività è stata svolta in regime di reperibilità.
- Verbale: in questa riga è possibile inserire il N° di verbale redatto.
- Data: la data del sopralluogo.
- Ora Inizio: indica l’orario di inizio dell’attività.
- Durata: indica la durata dell’attività
- Attività: dobbiamo selezionare l’attività vera e propria svolta. L’elenco delle attività, essendo collegato al nomenclatore, cambia tutte le volte in base alla CLASSE e TIPO pratica selezionata all’inizio dell’istruzione della Pratica. A destra dell’attività è presente un numero che indica l’ID di essa. Questo ci servirà successivamente per capire quale eventuale attività è mancante all’interno di una pratica per poterla concludere.
Nella registrazione delle attività di una pratica il sistema mostra l'elenco di quelle Obbligatorie /Possibili /Alternative ecc.
Graficamente, ove possibile, il sistema distingue rispetto alla loro obbligatorietà o meno con sfondo di colore diverso:
Attività Possibili: vengono elencate con il classico sfondo BIANCO e sono tutte quelle attività per le quali il sistema lascia piena libertà di registrazione.
Attività Obbligatorie: vengono rappresentate con lo sfondo ROSSO e sono quelle attività che sono obbligatorie nel Prodotto Finito collegato alla pratica, o sono state definite comunque obbligatorie per la tipologia di pratica trattata indipendentemente dalla presenza o meno del PF (in questo caso sono evidenziate dalla [P] di Pratica).
Attività Alternative: (almeno una di quelle previste come alternative deve essere registrata) vengono rappresentate con sfondo VERDE e sono attività collegata al PF oppure definite a prescindere dal PF tra quelle presenti nella pratica (in questo caso sono evidenziate dalla [P] di Pratica). Solitamente nell'elenco compaiono almeno due attività con sfondo verde, dato che tali attività sono alternative le une alle altre.
La presenza di simboli specifici a seguito della denominazione dell'attività posti fra parentesi quadre [] può indicare:
[€] Il fatto che a quella attività sono collegate delle tariffe da valorizzare opportunamente;
[Q] La presenza di un questionario
[Irr] La presenza di irregolarità collegate alla registrazione di quell'attività
...
ATTENZIONE!!
In fase di CHIUSURA DI UNA PRATICA il sistema effettua una serie di controlli sulle attività registrate sulla base dell'impostazione del nomenclatore.
Una pratica non potrà essere conclusa se sono mancanti attività definite obbligatorie (per la pratica [P]) o non sia stata registrata almeno una delle attività alternative previste (per la pratica [P]).
Per maggiori chiarimenti sulla configurazione delle attività all'interno della pratica e sulla loro obbligatorietà e controlli associati consulta la pagina di illustrazione del NOMENCLATORE.
- Q.tà: indica numericamente quante volte è stata effettuata quella specifica attività.
- Incentivazione: indica se questa attività è stata svolta in regime di incentivazione.
- Irregolarità: indica se in questa attività è stata riscontrata una irregolarità.
- Q.tà Irr.: indica numericamente quante volte è stata riscontrata una irregolarità.
- Provvedimenti: indica se da questa attività è o sono scaturiti provvedimenti.
- UL: indica in quale Unità Locale è stata effettuata l’attività selezionata.
- Note: campo libero di scrittura per annotarsi delle note in relazione all’attività selezionata.
Inoltre sono presenti i seguenti tasti sulla destra:
- : con questo tasto è possibile aggiungere una nuova ulteriore attività; se viene completato l’inserimento dell’attività precedente, alla successiva verranno riportati tutti i medesimi dati fino ad ora trattati, per semplificare l’inserimento all’utente, all’infuori dell’attività stessa, ovvero il campo attività sarà vuoto e si potrà selezionare la nuova attività che sarà diversa dalla precedente.
- : con questo tasto è possibile eliminare l’attività.
E’ possibile registrare fino a 5 Attività utilizzando il tasto , se sono in numero maggiore si può ricominciare utilizzando il tasto “Salva ed Inserisci Nuove Attività”, se in numero inferiore si potrà tranquillamente utilizzare il tasto “Salva e Chiudi” per tornare alla finestra principale della Pratica.
Con il tasto “Chiudi” si chiuderà la finestra di dialogo
Documenti e provvedimenti collegati
Se la pratica contiene della attività con delle irregolarità e dei provvedimenti, al documento della pratica è possibile associare dei provvedimenti selezionabili tra quelli già presenti tra le attività registrate.
L'associazione dei provvedimenti può essere svolta in due modi.
Durante l'upload di un documento, se la pratica ha delle attività con dei provvedimenti registrati, viene mostrata la possibilità di associare i provvedimenti cliccando sul tasto ("cerca") e scegliendo uno o più provvedimenti, che si intende associare al documento, dalla lista che il sistema mostra automaticamente recuperando i provvedimenti di tutte le irregolarità associate alle attività della pratica
Cliccando sul tasto il sistema associa il provvedimento al documento e cliccando sull'icona è possibile visualizzare i dettagli del provvedimento associato
Con il tasto è possibile completare il caricamento del file nel sistema
Vincoli nella registrazione della Pratica
Alle attività di una pratica possono essere collegate delle irregolarità e quindi dei provvedimenti. Alcuni provvedimenti richiedono obbligatoriamente il collegamento ad un documento che dovrà essere allegato alla pratica.
Il caso in questione è quando, durante la scelta dei provvedimenti, uno o più provvedimenti presentano il classico "pallino rosso". In questo caso quindi il sistema informa l'utente che manca l'associazione tra quel provvedimento e un documento allegato alla pratica.
Se alcuni provvedimenti sono stati associati ad uno o più documenti collegati alla pratica vengono mostrati con il classico "pallino verde"
Se il collegamento di tutti i provvedimenti delle attività (che richiedono l'associazione obbligatoria con il documento) non viene effettuato, alla chiusura della Pratica il sistema indica all'utente la mancanza dell'associazione tramite in seguente messaggio informativo
Reference: xwiki:Manuali SISPC.01 Funzioni Generali.Pratiche.Pratiche - Documenti.WebHome
Protocollo in uscita dall’interno di una pratica
Qualora nell’espletamento delle attività di una pratica si producano documenti che devono essere inviati per i quali sia necessaria la protocollazione, è opportuno procedere direttamente dall’interno della pratica in modo che questi documenti rimangano collegati alla pratica stessa unitamente al protocollo che gli è stato assegnato. Nell’albero delle attività di una pratica esiste infatti la voce Protocolli. Lo stesso accade in maniera analoga nella registrazione dei Controlli Ufficiali presenti in vari applicativi.
In questa sezione vengono visualizzati sia i protocolli in arrivo collegati alla pratica, ma anche quelli in uscita. Agendo con il pulsante destro sulla riga si ottiene il pulsante di comando “Allega e Protocolla”
Si procede quindi alla compilazione del documento e al suo salvataggio nel nuovo protocollo in BOZZA.
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Salvando in Bozza o Protocollando direttamente, se si hanno i permessi, si archivia il documento protocollato all’interno della pratica. Si precisa che il pulsante Protocolla, insieme a quello Salva, che consente l'effettiva protocollazione compare all'operatore se si è in uno dei seguenti casi:
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Se il documento è stato solo salvato in bozza questo verrà ricollocato tra la Posta da Gestire per poter essere protocollato da chi dispone dei permessi e inviato successivamente attraverso il canale di comunicazione appropriato. In ogni caso il protocollo in questo modo rimane collegato alla pratica e può essere consultato in qualsiasi momento dalla pratica stessa o inviato. Cliccando con il pulsante destro del mouse sulla riga di protocollo di interesse si ottiene infatti il menù di cui all’immagine sotto riportata.
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Andando sopra alla riga del documento è possibile fare il download del documento così come lo si può fare aprendo anche solo in visualizzazione la scheda di protocollo. |
Protocollo di Primo o Secondo Livello - Uscita protocolli in bozza
Se il protocollo è collegato ad una pratica, la protocollazione effettiva la vedremo anche all’interno della pratica. Il protocollo assegnato fa si che quella registrazione scompaia tra quelle da gestire. | L’operatore base predispone la bozza di protocollo completa in ogni sua parte. Compreso anche i documenti allegati. L’operatore di primo o di secondo livello di trova le bozze nell’elenco dei protocolli da gestire. Si può notare che le righe sono prive di numero di protocollo. L’operatore quindi apre in modifica Protocollo partendo dalla riga di interesse, verifica che i contenuti siano completi, compresa la presenza di allegati. Attiva il comando Salva che consente di accendere il comando Protocolla. Se la chiamata al servizio va a buon fine avremo una risposta che comunica all’operatore il salvataggio avvenuto e il numero di protocollo assegnato. La riga scompare nell’elenco dei protocolli da gestire. |
Collegamenti con altre pratiche
Vedi la scheda nella parte generale cliccando qui
Ricerca pratiche e altre ricerche
Ricerca pratiche per stato
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Come precedentemente accennato le pratiche presenti nel sistema vengono mostrate in una griglia unificata (Tutte) nella quale è possibile poi filtrare per stato. Aprendo la griglia TUTTE vengono visualizzate tutte le pratiche e nella testata, oltre ai filtri per Data, UO e Ruolo Operatore è stato inserito il filtro per STATO che consente quindi di filtrare sotto insiemi di pratiche omogenee per il valore dello stato come da immagine sotto riportata. Avremo quindi:
La maschera come da immagine a fianco riportata presenta una serie di filtri principali per data di apertura della pratica, per Unità Organizzativa titolare della pratica e per ruolo del soggetto che si è connesso e consulta l'elenco:
Si evidenzia che ora in taluni menù è disponibile la nuova finzione di DUPLICA/COLLEGA PRATICA che consente di creare una nuova pratica collegata reciprocamente a quella da cui si parte che riporta lo stesso destinatario e gli operatori, ma che può essere istanziata anche in ambiti e sezioni diverse come il controllo ufficiale o il campionamento Programmato..... | ||||
Aprendo la griglia CONCLUSE vengono visualizzate tutte le pratiche che hanno una data di conclusione valorizzata. La particolarità di questa griglia, come evidenziato nell’immagine a fianco, è che il filtro per data si basa sulla data di chiusura della pratica e non, come nella precedente griglia, sulla data della pratica. Rimangono i filtri nel menù a scomparsa nella parte destra della maschera. | |||||
Inoltre nelle griglie di pratiche in cui era prevista una possibilità di filtro delle pratiche per ZONA, è stata data la possibilità di effettuare la scelta multipla di più zone contemporaneamente attraverso l’elenco sotto riportato che si apre con la lente posta a fianco. |
La ricerca avanzata di una pratica
Con una serie di parametri arbitrari variamente combinati fra loro è possibile costruire ricerche anche complesse che estraggono dal sistema un elenco di pratiche corrispondenti all'insieme desiderato. Il sistema consente di filtrare in particolare per:
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Ricerca sopralluoghi e scadenzario controlli
Con riferimento ai SOPRALLUOGHI eventualmente registrati all'interno delle pratiche presenti nel sistema e gestite nell'applicativo in cui si sta lavorando, è possibile estrarre un elenco di pratiche che corrispondono ai parametri selezionati:
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Ricerca per luoghi
Con riferimento ai LUOGHI eventualmente registrati all'interno delle pratiche presenti nel sistema e gestite nell'applicativo in cui si sta lavorando, è possibile estrarre un elenco di pratiche che corrispondono ai parametri selezionati:
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Reference: xwiki:Manuali SISPC.02 Operatori SSR.07 Applicativo Sicurezza Alimentare e Veterinaria.03 Controlli Ufficiali.WebHome