Pratiche - Documenti

Documenti

Ogni pratica può contenere una serie di registrazioni di documenti che vengono inseriti nell’archivio documentale. L’archivio Documentale è organizzato in Spazi, cartelle identificate dal N° di pratica che contengono i documenti allegati alla stessa. I documenti possono essere di vario tipo e formato, la dimensione massima di un unico file è 50 MB.

Se l’utente vuole archiviare documenti che non devono essere modificati deve provvedere alla conversione in un formato non modificabile, per esempio .pdf. Un documento può essere archiviato più volte ma se viene archiviato con lo stesso nome e la stessa estensione il sistema provvede a creare una nuova versione del file.

Lo stesso documento può essere archiviato in pratiche diverse.

Il documento da archiviare può essere prelevato dal proprio PC  per essere archiviato in una pratica.

L’archiviazione è molto semplice, procedere come segue:

Selezionare con il tasto destro del mouse “Allega Documento”.

Viene presentata una maschera per la scelta del file sorgente, si può selezionare il proprio PC

Selezionare il file dalla maschera come di seguito proposta che consente di visualizzare le cartelle (file system) del proprio PC

Una volta selezionato il file da caricare il sistema presenta una maschera con cui sono richieste informazioni specifiche relative al file che consentono di inserire una serie di dati utili all'archiviazione del file nel sistema:

• Descrizione
• Tipo di documento sulla base della classificazione proposta
• Data di acquisizione del documenti, ovvero la data in cui si è venuti in possesso del file che si sta archiviando;
• Riservato: si intende rendere il documento Riservato, ovvero scaricabile (quindi leggibile) solo da coloro che hanno specifici requisiti e non da tutti coloro che possono accedere alla pratica. (Vedi anche la scheda Regole di accesso ai dati). Per poter vedere il nome e scaricare un documento riservato collegato ad un atto bisogna essere in uno dei seguenti tre casi:
  • Essere tra gli operatori registrati nell'atto;
  • essere l'operatore che ha caricato il documento collegato all'atto in SISPC;
  • avere nel proprio profilo l'operazione 1072, "Accesso privilegiato a tutti i Documenti Riservati", presente nella funzionalità "Utente Privilegiato Pratiche".
• Protocollo: consente di inserire dei riferimenti al Protocollo del documento in ingresso o in uscita quando questo non è passato per la specifica gestione integrata nelle pratiche del sistema di Protocollo
• Provvedimenti: questo è un campo opzionale, viene mostrato solamente se la pratica considerata contiene delle attività che hanno delle irregolarità e quindi dei provvedimenti, in questo caso sarà possibile selezionare uno o più provvedimenti collegati alle attività della pratica ed associarli al documento.

Compilate le informazioni previste con il tasto è possibile completare il caricamento del file nel sistema che lo conserva allegato alla pratica da cui si sta operando. Il documento a questo punto sarà visibile nell'albero della pratica sotto al nodo dei documenti e saranno possibili le principali operazioni di download o di eliminazione a seconda dei permessi di accesso alla pratica.

Le operazioni sono così descritte

• : Permette di scaricare sul proprio pc il documento allegato alla pratica
• : Permette di visualizzare i dettagli del documento selezionato
• : rimuove l'associazione tra il documento e la pratica 
• : permette di associare i provvedimenti, di tutte le attività della pratica, al documento selezionato

Documenti e provvedimenti collegati

Se la pratica contiene della attività con delle irregolarità e dei provvedimenti, al documento della pratica è possibile associare dei provvedimenti selezionabili tra quelli già presenti tra le attività registrate.

L'associazione dei provvedimenti può essere svolta in due modi.

Durante l'upload di un documento, se la pratica ha delle attività con dei provvedimenti registrati, viene mostrata la possibilità di associare i provvedimenti cliccando sul tasto  ("cerca") e scegliendo uno o più provvedimenti, che si intende associare al documento, dalla lista che il sistema mostra automaticamente recuperando i provvedimenti di tutte le irregolarità associate alle attività della pratica

Cliccando sul tasto  il sistema associa il provvedimento al documento e cliccando sull'icona  è possibile visualizzare i dettagli del provvedimento associato

Con il tasto è possibile completare il caricamento del file nel sistema

Vincoli nella registrazione della Pratica

Alle attività di una pratica possono essere collegate delle irregolarità e quindi dei provvedimenti. Alcuni provvedimenti richiedono obbligatoriamente il collegamento ad un documento che dovrà essere allegato alla pratica.

Il caso in questione è quando, durante la scelta dei provvedimenti, uno o più provvedimenti presentano il classico "pallino rosso". In questo caso quindi il sistema informa l'utente che manca l'associazione tra quel provvedimento e un documento allegato alla pratica.

Se alcuni provvedimenti sono stati associati ad uno o più documenti collegati alla pratica vengono mostrati con il classico "pallino verde"

Se il collegamento di tutti i provvedimenti delle attività (che richiedono l'associazione obbligatoria con il documento) non viene effettuato, alla chiusura della Pratica il sistema indica all'utente la mancanza dell'associazione tramite in seguente messaggio informativo

Reference: xwiki:Manuali SISPC.01 Funzioni Generali.Pratiche.Pratiche - Documenti.WebHome