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A seguito dell'Emergenza COVID-19 sono state attivate procedure specifiche di inoltro attraverso la piattaforma STAR dei SUAP delle comunicazioni previste dalle varie Ordinanze e disposizioni per i protocolli anti contagio adottati nei vari ambiti.

Queste comunicazioni hanno una specifica tipologia e sono state inserite in una sezione a parte delle notifiche SUAP (239) in modo che siano disponibili anche ai Dipartimenti di Prevenzione interessati per le attività di competenza.

Specifiche informazioni sono state descritte nel presente manuale nella pagina relativa alla gestione delle Comunicazioni adempimenti COVID-19.

Introduzione

Con il  D.P.R. del 7 settembre 2010, n. 160, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.229 del 30 settembre 2010, è stato adottato il Regolamento per la semplificazione ed il riordino della disciplina sullo Sportello Unico per le Attività Produttive che identifica nello Sportello Unico il solo soggetto pubblico di riferimento territoriale per tutti i procedimenti che abbiano ad oggetto l'esercizio di attività produttive e di prestazione di servizi, e quelli relativi alle azioni di localizzazione, realizzazione, trasformazione, ristrutturazione o riconversione, ampliamento o trasferimento nonché cessazione o riattivazione delle suddette attività, ivi compresi quelli di cui al Decreto Legislativo del 26 marzo 2010, n.59, specificando che le domande, le dichiarazioni le segnalazioni e le comunicazioni nonché gli elaborati tecnici e gli allegati sono presentati esclusivamente in modalità telematica.

Lo Sportello Unico per le Attività Produttive (SUAP) è lo sportello comunale che fornisce un servizio : 

  • di punto unico di accesso per le imprese per tutti i procedimenti che abbiano ad oggetto l'insediamento (interventi sui fabbricati e sugli impianti necessari per l'attività) e l'esercizio(autorizzazioni, segnalazioni o comunicazioni alla PA prima di iniziare l'esercizio dell'attività) di attività produttive e di prestazione di servizi; l'imprenditore anziché rivolgersi ai vari enti (ASL, VIGILI DEL FUOCO, ISPESL, PROVINCE-ARPAT, COMUNI-EDILIZIA, ecc.) si rivolge al SUAP e questo servizio si occupa di ricevere in un unico momento tutta la documentazione necessaria alla realizzazione dell'impianto ed all'esercizio dell'attività coordinando poi l'attività di tutti gli altri enti;
  • di risposta unica in luogo di quelle delle amministrazioni coinvolte nel procedimento, comprese quelle preposte alla tutela ambientale, paesaggistico-territoriale, del patrimonio storico-artistico, della tutela della salute, della pubblica incolumità; il SUAP coordina i procedimenti di tutti gli altri enti e rilascia all'imprenditore, al termine del procedimento, una ricevuta unica o un atto unico di autorizzazione.

Il SUAP è competente:

  • per tutte le attività produttive di beni e servizi, incluse le attività agricole, commerciali e artigianali, le attività turistiche ed alberghiere, i servizi resi dalle banche e dagli intermediari finanziari ed i servizi di telecomunicazione.
  • sono escluse dall'ambito di competenza dei SUAP solo le seguenti attività: impianti ed infrastrutture energetiche; attività connesse all'impiego di radiazioni ionizzanti e di materie radioattive; impianti nucleari e di smaltimento dei rifiuti radioattivi; attività di prospezione, ricerca e coltivazione di idrocarburi; infrastrutture strategiche e insediamenti produttivi di cui agli articoli 161 e seguenti del D.Lgs. 12.4.2006 n. 163.
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Nell'immagine riportata a fianco viene rappresentata per il canale SUAP l'albero delle notifiche che pervengono per la ASL di riferimento dai SUAP presenti nel territorio di competenza. Si possono notare tre raggruppamenti:

  1. Notifiche 239. Sono quelle inviate dai SUAP con le specifiche di trasmissione RFC 239 entrate in vigore dal 2016 e attualmente in uso.
  2. Notifiche 183. Riguardano le notifiche pervenute con le specifiche RFC 183 prima dell'entratta in vigore delle notifiche di cui al punto precedente;
  3. Pratiche. Riguarda le Pratiche ASL che il sistema genera automaticamente all'arrivo di una notifica e che servono alla gestione delle attività di istruttoria e di rilascio di eventuali pareri o provvedimenti amministrativi relativi al procedimento attivato.

Nel procedimento di gestione delle comunicazioni tra SUAP e ASL è stata introdotta la possibilità che un "Ente Terzo" rispetto al Suap, possa coinvolgere in un procedimento a suo carico, un altro Ente Terzo per le competenze specifiche nella valutazione di determinati procedimenti. Ad esempio è frequente il fatto che il Settore Regionale dell'Ambiente abbia necessità di coinvolgere la ASL o l'ARPAT in procedimenti di sua competenza, oppure nel caso in cui Regione Toscana coinvolga la ASL per il parare sull'accreditamento degli Stabilimenti Termali.

Pertanto la voce "Da Ente Terzo" raccoglie le richieste formulate da altro ente che coinvolgono la ASL.

Privilegi e compiti dell’Operatore ASL sulle funzioni del Canale SUAP

L’Operatore SUAP individuato in maniera specifica ha il privilegio ed il compito di esaminare le pratiche provenienti dai comuni attraverso il canale della Cooperazione Applicativa. L’attività svolta da questa figura è fondamentale per la corretta individuazione delle competenze nell’espletamento della pratica. Molto spesso, per svolgere al meglio le attività di impostazione della pratica in maniera corretta, e semplificare quindi il lavoro che avviene a valle da parte dei detentori e operatori, è necessario entrare nel merito dei contenuti della comunicazione. Questa attività può quindi essere considerata una vera e propria istruttoria o pre-istruttoria funzionale al corretto instradamento della pratica nel sistema.

SISPC identifica l’Operatore SUAP nella sezione specifica di Amministrazione e lo assegna ad una zona della sua ASL.

Con l’arrivo di una Notifica SUAP, il sistema SISPC provvede a registrare la notifica e tutti gli allegati in un archivio specifico, quindi genera una Nuova Pratica con le seguenti specifiche:

  • Detentore: Uno degli Operatori SUAP indicato dall’amministratore di sistema per la Zona di appartenenza del Comune Mittente.
  • Operatori: Tutti gli operatori indicati dall’amministratore per la Zona di appartenenza del Comune Mittente.
  • Origine: SUAP, non modificabile.
  • Ambito Pratica: SUAP, l’operatore può modificare il dato selezionando dalla tendina.
  • UO: Viene indicato il Dipartimento di Prevenzione nella Zona del Comune Mittente. L’operatore SUAP ha la possibilità di selezionare una UO della propria zona che si occuperà della pratica. In realtà saranno presenti esclusivamente le UO in comune con il Detentore indicato nella pratica dall’Operatore SUAP. Se non ci sono UO vorrà dire che il Detentore appartiene ad un’altra Zona.
  • Stato: Da assegnare, l’operatore cambierà lo stato in “ In Corso”.
  • Classe: SUAP.
  • Tipo: Uno dei quattro tipi previsti : Avvio nuova attività, Variazione attività, Subentro attività, Cessazione attività.
  • Oggetto: Contiene il tipo di attività dell’Endoprocedimento selezionato dall’impresa.
  • Destinatario: Il Destinatario della pratica è la Persona Giuridica che gestisce l’Unità Locale oggetto della pratica. SISPC esegue una serie di controlli per cercare di inserire i dati forniti dal SUAP nelle proprie anagrafiche:
  • - inserisce le Persone Fisiche coinvolte nella pratica (Titolare, Delegato..) dopo aver verificato che non siano già presenti;
  • - controlla l’archivio delle Persone giuridiche (PG) ed eventualmente aggiunge il nuovo soggetto;
  • - controlla se esiste una Unità Locale gestita dalla PG nel comune indicato, in caso negativo inserisce l’Unità Locale in anagrafica e la associa alla PG;
  • - Inserisce la PG-UL come il destinatario della pratica.

Se il campo destinatario risulta non compilato, SISPC non è riuscito a identificare l’Unità Locale. L’operatore dovrà inserire la nuova Unità Locale in anagrafica dopo aver consultato gli allegati della notifica.

Attenzione! A proposito del Destinatario va sottolineato il fatto che non è detto che comunque SISPC abbia identificato la UL corretta, in considerazione del fatto che non esistono chiavi certe di identificazione: potrebbe essere che l’utente sta avviando una nuova unità locale nello stesso Comune di riferimento e il sistema ha selezionato la precedente. Potrebbe trattarsi di un subentro in una unità locale che già esiste, ma che il sistema non conosce o ne ha un’altra che non è quella a cui ci si riferisce.

Si consiglia pertanto di procedere sempre, in tutto lo svolgimento dei controlli sulla pratica, dei dati indicati e degli allegati, alla costante verifica dell’anagrafica di riferimento individuata dal sistema o comunque inserita quale Destinatario della pratica stessa.

Accesso

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Gli operatori abilitati potranno accedere dall'applicativo Pratiche utilizziando le menù voci della sezione del menù accordion titolata: "Canale SUAP".

Le notifiche vengono suddivise in funzione del RFC utilizzato: 

  • Notifiche 239;
  • Notifiche 183 (canale dismesso). 

All'interno del menu Notifiche 239 sono presenti i seguenti sotto menu:

  • Da smistare: mostra una griglia con tutte le notifiche non ancora smistate (si basa sullo stato della pratica)
  • Nuovi eventi: mostra un griglia con tutte le notifiche che hanno ricevuto un nuovo evento tipo comunicazione, integrazione ecc. che non risulta ancora letto (vedere il paragrafo Dettaglio eventi)
  • Senza destinatario: mostra le notifiche la cui pratica non ha ancora un destinatario (a prescindere dallo stato della stessa)
  • Tutte: mostra tutte le notifiche pervenute

Mentre le pratiche vengono mostrate tutte insieme fornendo un elenco di pratiche in cui è presente la Data di Presentazione della notifica, come mostrato nella figura seguente

Inoltre, è possibile filtrare la ricerca, e quindi restringere il numero dei risultati, mediante dei filtri posti all'interno dell'apposita griglia ad est con particolare riferimento al filtro chiamato "Tipo Nomenclatore" che permette di restringere i risultati per:

  • Avvio nuova attività;
  • Variazione attività;
  • Subentro attività;
  • Cessazione attività;
  • Chiusura attività;
  • Comunicazione attività.

Tipologie di EVENTI

Procedimento Automatico

Nella tabella seguente vengono illustrate le tipologie di eventi che riguardano l'interazione prevista tra SUAP e ASL già previste nel procedimento automatico che è quello più sviluppato

STIMOLOASL e' MittenteASL e' DestinatarioDESCRIZIONE SINTETICA
NOTIFICA XLa notifica costituisce l'evento principale di comunicazione del SUAP che trasmette all'ente terzo (ASL) la pratica con tutti i documenti allegati attraverso il procedimento automatico
RICHIESTA INTEGRAZIONEX La ASL risponde al SUAP chiedendo una integrazione della documentazione
INOLTRO INTEGRAZIONE XIl SUAP a fronte di una richiesta di integrazione risponde con questa tipologia di evento
CHIUSURA INTEGRAZIONE XIl SUAP trasmette la chiusura delle integrazioni segnalando quindi all'ente terzo che non vi sono più altre comunicazioni previste
RICHIESTA CONFORMAZIONEX Nelle SCIA presentate al SUAP sostituisce la richiesta di integrazione per sanare piccole imperfezioni della documentazione presentata che comunque non inficiano il procedimento
INOLTRO CONFORMAZIONE XIl SUAP risponde con questa tipologia di evento alla richiesta di conformazione inviando la documentazione richiesta
CHIUSURA CONFORMAZIONE XIl SUAP trasmette la chiusura delle conformazioni segnalando quindi all'ente terzo che non vi sono più altre comunicazioni previste
ESITO NEGATIVOX La ASL invia l'esito negativo dei procedimenti a suo carico con questa tipologia specifica in modo che il SUAP possa distinguerli in maniera particolare e trattare adeguatamente
COMUNICAZIONEXXStrumento generico con il quale la ASL può inviare al SUAP qualsiasi tipo di richiesta
CHIUSURA VALUTAZIONI X

Il messaggio di chiusura Valutazioni rappresenta la fine del procedimento Suap e ne contiene l'esito complessivo formulato sulla base dei singoli esito inviati dagli Enti Terzi.
Contenuto

  • Esito Positivo Procedimento: se impostato a true, indica che il procedimento si è concluso con esito positivo
  • Comunicazione-formale:  il documento in cui il Suap comunica la chiusura del procedimento (Potrebbe anche contenere copia dell'atto con cui il SUAP "Autorizza" l'attività economica che ha fatto richiesta.

Lo stimolo Chiusura Valutazioni è obbligatorio per il SUAP solo nel caso in cui la pratica sia rigettata.

Procedimento Ordinario

Il procedimento ordinario ha un iter (e quindi degli eventi) diversi da quello Automatico descritti sino a questo momento ma non sono stati ancora approvati dal TTR.

L'unico evento al momento utilizzabile e' quello di Comunicazione così come descritto anche nel procedimento automatico.

Questa parte è ancora in evoluzione rispetto alle funzionalità della piattaforma SUAP

RFC 239 NOTIFICHE in arrivo

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L'RFC239 è lo standard relativo all'interoperabilità tra gli attori del sistema Rete dei SUAP nell'ambito dei procedimenti amministrativi, ovvero del procedimento automatico ed ordinario.

In SISPC cliccando sulla voce "Tutte" è possibile visualizzare la griglia delle notifiche filtrate per ASL di appartenenza.

Nella toolbar superiore è possibile filtrare ulteriormente i risultati inserendo il "Soggetto" ed, eventualmente, un intervallo temporale. Ulteriori filtri di ricerca sono presenti cliccando sulla barra laterale di destra, in cui è possibile filtrare i risultati per ID della notifica, ID della pratica e per Comune o per giorni passati dalla data di presentazione della notifica

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Cliccando con il tasto destro del mouse su ogni riga è possibile visualizzare i dati relativi alla notifica 

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Notifiche in errore

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Nel caso uno di questi controlli risultasse fallito la pratica non viene creata, la riga in tabella avrà uno sfondo rosso e viene inviato al SUAP un messaggio di errore che descrive il problema riscontrato. In questo caso l'unico pulsante abilitato sarà quello dell'evento di "comunicazione" della scheda notifica.

E' possibile vedere la descrizione dell'errore riscontrato nella schede della notifica (descritta nel prossimo paragrafo) aprendo il dettaglio.

Queste notifiche sono da ritenersi rigettate d'ufficio. Il SUAP puo' vedere l'errore restituito automaticamente dal sistema nel proprio applicativo di back office. 

Nella griglia e' possibile distinguere le notifiche che non sono mai state lette da nessuno da quelle lette. Come in altri contesti di SISPC la notifica non letta viene visualizzata in grassetto:

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Alla ricezione di una nuova notifica il sistema SISPC effettua una serie di controlli che possono essere riassunti nel seguente modo:

  • Correttezza formale del codice fiscale e della partita iva di:
    • Impresa
    • Presentatore
    • Richiedente
  • Forma giuridica dell'impresa: deve essere una di quelle previste nell'RFC239
  • Controlli della correttezza dei codici istat dei comuni di:
    • Residenza del richiedente
    • Sede legale dell'impresa
    • Indirizzo dell'impianto produttivo
  • Tipo procedimento: deve essere valorizzato con un valore previsto dall'RFC239
    • automatico
    • ordinario
    • r-comunicazione
  • Azione: deve essere valorizzato con un valore previsto dall'RFC239
    • avvio
    • avvio standard 0
    • variazione
    • subingresso
    • comunicazione
    • chiusura
    • cessazione
  • Controllo di coerenza tra gli endoprocedimenti dichiarati nella notifica e quelli effettivamente presenti. Questo controllo viene fatto anche per evitare che possano essere inviate piu'  notifche a fronte di un solo procedimento SUAP, cosa che viola quanto previsto dall'RFC239

Scheda Notifica

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La scheda della notifica presenta una barra degli strumenti in alto ed è suddivisa in quattro sezioni:

  • Notifica
  • Dettaglio Endoprocedimenti
  • Documenti Allegati
  • Dettaglio Eventi

La barra degli strumenti presenta quattro voci di menù:

  • Valutazione Integrazione
  • Comunicazione
  • Valutazione Conformazione
  • Esito negativo

Vediamo di seguito la descrizione dettagliata di ogni sezione di cui è composta la scheda della notifica e di ogni menù della barra degli strumenti

Notifica: Persona Fisica

Di fianco un esempio di come si presenta la scheda "Notifica" in caso in cui il destinatario sia una Persona Fisica

Come è possibile notare , la sezione "Notifica" relativa ad una Persona Fisica presenta i campi ID, Comune, Comunicazione, Tipo Procedimento, Data, Richiedente e Presentatore già compilati. Se la notifica supera con successo i criteri di controllo viene generata una pratica corrispondente alla notifica in cui il campo "Destinatario" sarà già compilato ed il numero della pratica verrà mostrato nel campo Pratica ID.
Il campo "Richiedente" sarà precompilato con i dati anagrafici del richiedente e con una voce in più "Attività" precompilata che rappresenta il luogo in cui si svolgerà effettivamente l'attività.

Il campo "Presentatore" riporterà il nome, cognome e codice fiscale della persona che effettivamente presenta la richiesta.

Le icone 07-icone.png presenti alla destra del campo Richiedente rappresentano rispettivamente le informazioni presenti in SISPC e le informazioni presenti nella notifica originale.

Notifica: Persona Giuridica

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Di fianco un esempio di come si presenta la scheda "Notifica" in caso in cui il destinatario sia una Persona Giuridica

Come è possibile notare, la sezione "notifica" condivide i campi ID, Comune, Comunicazione, Tipo Procedimento, Data, Richiedente e Presentatore con la scheda di "Notifica della persona fisica", in più però presenta due campi: "Impresa" e "Impianto produttivo". Nel caso considerato è possibile notare alcuni campi delimitati con una riga rossa tratteggiata ed un menu (in alto a destra) che mostra i passi necessari per generare una pratica e per eliminare la riga rossa tratteggiata.

Come riportato anche in Figura 3 le icone 07-icone.png presenti alla destra del campo Richiedente rappresentano rispettivamente le informazioni presenti in SISPC e le informazioni presenti nella notifica originale.

I campi vengono segnalati in rosso e viene aggiunta una voce al menu se la notifica ha come destinatario una persona giuridica e non è ancora stata selezionata l'impresa e l'impianto produttivo corretto in SISPC.

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In questo caso l'impianto produttivo è il luogo in cui si svolgerà effettivamente l'attività e rappresenta il destinatario di una pratica quindi se viene modificato l'impianto produttivo nella notifica verrà modificato anche il destinatario della pratica associata e viceversa. 

Pertanto la corretta e coerente individuazione del destinatario della pratica, ovvero la persona Giuridica e la specifica Unità Locale a questi collegata,  deve avvenire già a livello di notifica. Questo si rifletterà poi nella pratica collegata.

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Ricevuta la notifica, se l'impresa esiste in SISPC esiste viene scelta ed associata: il sistema ricerca prima la PG per Codice Fiscale, poi verifica le Unità locali per quella PG.

Se in quel comune è presente una sola UL propone un quadro di coerenza completa come nell'immagine riportata a fianco

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Nel caso in cui la PG sia stata trovata e sia coerente con i dati provenienti dal SUAP ma non vi sia certezza sull'Unità Locale il sistema potrebbe presentare una situazione come quella riportata a fianco

 

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Con il pulsante presente a fianco al riquadro che indica l'impianto produttivo è possibile aprire la maschera di ricerca che preimposta alcuni dati volti a mostrare le Unità locali presenti per quella PG.

Sulla riga di ogni Ul è attivabile il menù contestuale che consente per la UL selezionata di effettuare tutta una serie di azioni

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Come potete notare dall'immagine sopra riportata tra i vari comandi vi è anche quello che vi consente di Creare una nuova Unità Locale 2018-10-13_165740.png

Questo consente di aprire la scheda di inserimento della nuova UL, Inserire l'indirizzo della nuova UL e l'Ateco corrispondente in modo da ritrovare la nuova UL nell'elenco per essere collegata alla Notifica

Il risultato Sarà questo 

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E anche la pratica collegata alla Notifica sara coerente con quanto riportato in notifica.

Qualora la Persona Giuridica non sia stata reperita in anagrafica di SISPC il sistema la cerca ed eventualmente la imposta direttamente da Infocamere con i dati recuperati dalla notifica.

Se il codice fiscale dell'impresa è a 16 cifre (quindi rappresenta un impresa individuale) viene verificato se è presente in anagrafe tributaria; se lo è allora viene creata l'impresa e sarà inserita in SISPC, altrimenti vengono riportati i dati della notifica, viene mostrato il campo in rosso e viene lasciata all'utente la possibilità di inserire manualmente l'impresa. Se il codice fiscale non è a 16 cifre l'impresa viene inserita in SISPC.

Nel caso di notifica con comunicazione diversa da "subingresso" se la Persona Giuridica nel comune dell'indirizzo dell'impianto produttivo non ha altre Unità Locali in SISPC, la procedura crea una unità locale, la inserisce e genera la pratica che avrà come destinatario l'unità locale appena inserita.

Nel caso in cui esiste in SISPC almeno un indirizzo dell'unità locale nel comune dell'impianto produttivo la procedura non inserisce automaticamente l'unità locale ma lascia all'utente la scelta se inserirne una nuova o selezionarla tra quelle presenti in SISPC. In questo modo si evita di creare automaticamente eventuali duplicati. In questi casi, inoltre, quando l'utente deve ricercare una unità locale, il sistema prevalorizza la persona giuridica e la rende non modificabile, così da non far incorrere in errore l'utente.

 

Subingresso

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Nel caso di notifica con comunicazione "subingresso" il sistema non inserisce mai l'unità locale di appartenenza, questo per evitare di generare possibili duplicati.

Quando ci si appresta a selezionare l'unita' locale compare la seguente domanda:

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Nel caso si clicchi sul pulsante SI, si vuole completare un subentro Totale altrimenti cliccando su NO, si procede con un subentro Parziale.

Subentro Totale

La comunicazione di subentri era finora l'unica (NdR: fino a luglio 2018) che in fase di selezione del destinatario non preimpostava automaticamente il codice fiscale della persona giuridica in quanto dato non disponibile nella notifica.

Alcuni operatori approfittavano di questa liberta' gestendo le pratiche in modo errato. Anziche' cercare l'unita' locale nella persona giuridica cedente ed effettuare il subentro, creavano un duplicato nella persona giuridica subentrante. Il merge dovrebbe essere uno strumento da utilizzare in casi eccezionali e non un'utility che consente di rimediare a duplicazioni volontarie delle unita' locali.

Per disincentivare questa modalita' operativa, nel caso in cui nella notifica sia presente l'endoprocedimento ASL 92, viene prelevato il codice fiscale del cedente e prevalorizzato come veniva gia' fatto per notifiche di Avvio, Variazione ecc.

L'operatore deve quindi limitarsi a selezionare l'unita' locale presente nella persona giuridica cedente (vedere nota):

 

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Codice fiscale prevalorizzato in un subentro Totale con il codice fiscale del cedente

Selezionata la corretta unita' locale e premuto il pulsante  Screenshot_20190312_091738.png compare il seguente messaggio di conferma:

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Se viene premuto il pulsante SI, viene attivata la procedura guidata di subentro (vedere la sezione Subentro Unita' Locale), se viene premuto il pulsante NO, il subentro non viene effettuato e la pratica avra' come destinatario l'UL collegata alla PG cedente. Solo in quest'ultimo caso la scheda della notifica mostrera' l'anomalia rilevata con il seguente messaggio di errore:

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Questo messaggio mette in guardia l'operatore da un possibile errore commesso in quanto la persona giuridica della UL selezionata nella pratica risulta non coerente con la persona giuridica indicata nella notifica. E' comunque sempre possibile correggere l'errore ricercando nuovamente l'unita' locale.

Nota Nel caso non sia presente la persona giuridica cedente, questa va creata (insieme all'unita' locale sui cui e' stato fatto un subentro). Buona norma vuole che la persona giuridica venga cercata prima di tutto in Infocamere e solo successivamente si puo' procedere alla creazione manuale. Una volta conclusa questa attivita' si puo' procedere come spiegato nel Subentro Totale.

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Subentro Parziale

Per subentro parziale, si intedende quei casi casi in cui non si stanno cedendo tutte le attivita' svolte nell'unita' locale, ma solo parte di esse.

Questo significa che alla conclusione del subentro parziale saranno presenti (a differenza del subentro totale) due unita' locali con i codici ATECO delle attivita' partizionati.

La conseguente scheda di ricerca (come avviene anche per le notifiche di avvio e variazione) preimposta come persona giuridica quella indicata nella notifica stessa (quindi il subentrante e non il cedente)

Dettaglio Endoprocedimenti

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In questa scheda sono presenti tutti gli endoprocedimenti scaricati dalla notifica. I documenti, su cui è possibile effettuare il download (cliccando sulla freccia della colonna Download), si trovano nella parte superiore della scheda. Quando si prova a scaricare un documento, se è un documento con firma digitale il sistema chiede all'utente che tipo di documento preferisce scaricare (con firma o senza firma). Il sistema inoltre allega automaticamente ognuno di questi documenti alla pratica associata. Nella restante parte della scheda vengono riportati i valori di dettaglio degli endoprocedimenti.

 

Documenti Allegati

09-DocumentiAllegati.pngIn questa scheda sono presenti tutti gli allegati scaricati dalla notifica. Il sistema collega ognuno di questi allegati alla pratica associata. Anche in questo caso quando si prova a scaricare un documento, se è un documento con firma digitale il sistema chiede all'utente quale preferisce scaricare.

Dettaglio Eventi

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In questa scheda vengono riassunti tutte gli eventi che riguardano la notifica. Ogni evento riporta lo stato della comunicazione

  • plugin_add.png Da inviare (messaggio non ancora inviato)
  • plugin_go_blue.png Non confermato (messaggio inviato ma non ancora confermato dal SUAP)
  • plugin_star.png Confermato (messaggio inviato e ricevuto dal SUAP)
  • plugin_error.png Errore (messaggio in errore)

il tipo di evento, la data dell'evento e la data dell'inserimento in SISPC.

Lasciando la freccina del mouse pochi secondi sull'icona dello stato compare un tooltip con la descrizione:

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Tutti gli eventi sono visualizzabili in "sola lettura"

Come per le notifiche, gli eventi non ancora letti da nessuno vengono visualizzati in grassetto.

Per ogni evento ricevuto viene inviata in automatico una mail informativa. Per maggiori informazioni vedere la sezione Mail informativa.

Gli eventi che possono comparire in questa sezione variano in funzione del tipo procedimento (automatico o ordinario). 

Protocollazione automatica degli eventi

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Il protocollo viene automaticamente collegato alla pratica creata alla ricezione della notifica ed e' quindi visibile all'interno della pratica rendendo chiaro quali siano gli ultimi documenti pervenuti.

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Nell'immagine sopra e' possibile vedere due protocolli creati automaticamente alla ricezione di due eventi SUAP e collegati alla pratica.

Il sistema prevede che qualsiasi evento di comunicazione in ingresso e in uscita per ogni notifica che proviene dal Canale 239 venga protocollata automaticamente sul protocollo a cui SISPC è collegato.

La registrazione di protocollo viene effettuata prendendo le informazioni necessarie dalla notifica o dalla pratica collegata e non necessita di interventi specifici dell'operatore che riceve o può inviare attraverso questo canale di comunicazione con la certezza che i documenti inviati sono oggetto di segnatura di protocollo.

Tutti documenti pervenuti in una certa data con un evento SUAP sono quindi raccolti all'interno del protocollo con cui sono stati registrati.

Per rendere evidente la protocollazione di una qualsiasi comunicazione nella scheda eventi è stata aggiunta la colonna protocollo che rende evidente il numero di protocollo assegnato.

Cliccando con il pulsante destro del mouse sulla singola riga si apre un menù contestuale che consente di accedere alla scheda di protocollo.

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Lo stesso vale per i DOCUMENTI IN USCITA. Con l'utilizzo delle funzioni che verranno illustrate successivamente è possibile utilizzare diversi strumenti per rispondere al SUAP attraverso il canale 239. Queste varie tipologie di eventi, come ad esempio la richiesta di integrazione, una comunicazione, un esito negativo ecc.... conterranno documenti firmati che verranno automaticamente protocollati in USCITA.

Notifiche da Ente Terzo

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Argomento collegato:

La ASL o la Regione Toscana che ricevono una pratica che hanno necessità di coinvolgere un altro ente terzo

Vedi:

Come anticipato nell'introduzione, nel procedimento di gestione delle comunicazioni tra SUAP e ASL è stata introdotta la possibilità che un "Ente Terzo" rispetto al Suap (ASL, ARPAT, Vigili del Fuoco, Regione Toscana ecc....), possa coinvolgere in un procedimento a suo carico, un altro Ente Terzo per le competenze specifiche nella valutazione di determinati procedimenti. Ad esempio è frequente il fatto che il Settore Regionale dell'Ambiente abbia necessità di coinvolgere la ASL o l'ARPAT in procedimenti di sua competenza, oppure nel caso in cui Regione Toscana coinvolga la ASL per il parare sull'accreditamento degli Stabilimenti Termali.

Pertanto la voce "Da Ente Terzo" raccoglie le richieste formulate da altro ente che coinvolgono la ASL che a sua volta dovrà rispondere al termine del suo procedimento con un suo "parere" utilizzando lo stesso canale Annotazione 2019-09-20 071756.png.

Il sistema elenca tutte le richieste pervenute in un unico elenco come da immagine riportata a fianco.

Cliccando con il pulsante destro del mouse sula riga di interessa si apre il comando che consente la visualizzazione della comunicazione.

Annotazione 2019-05-18 102842.pngAnnotazione 2019-05-18 103156.png

La scheda contiene nella prima parte i riferimenti al procedimento nel quale la ASL viene coinvolta da altro ente terzo, la scheda relativa ai documenti che sono allegati alla comunicazione e il dettaglio degli eventi di comunicazione tra i due enti. Anche in questo caso, come gli altri procedimenti, il sistema inserisce una Pratica Collegata Annotazione 2019-09-20 072549.png che può essere assegnata e gestita come qualsiasi altra pratica SUAP collegata alla notifica.

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Risposta alla richiesta dell'ente terzo

Svolte le attività della pratica dalla Notifica ad essa collegata con il pulsante  Annotazione 2019-05-18 110614.png in alto a destra, è possibile inviare una comunicazione di risposta all'ente terzo che ha coinvolto la ASL nel procedimento in questione . Il pulsante apre una maschera in cui dovranno essere inserite una serie di informazioni e soprattutto di documenti allegati come fosse una mail.

La comunicazione comprende, come per altre tipologie di comunicazione:

  • Un oggetto
  • Un testo del Messaggio
  • Gli eventuali giorni di attesa per ottenere una risposta
  • Il destinatario (in questo momento solo il Settore Regionale dell'Ambiente contraddistinto dalla sigla AMBRT)
  • Obbligatoriamente almeno un documento allegato che contraddistingue la comunicazione sottoscritta dal funzionario incaricato di gestire il procedimento;

Con il pulsante Annotazione 2019-05-19 081658.png è possibile aprire la fine stra di comunicazione che consente di caricare l'allegato da inserire nella comunicazione, Si precisa che gli allegati possono essere solo in formato .PDF, .P7M, JPG.

Con il pulsante Annotazione 2019-05-18 111416.png è possibile aggiungere documenti a seconda delle necessità.

Nel momento in cui sono stati compilati i campi obbligatori e caricati gli allegati si clicca sul pulsante SALVA, il messaggio vine inviato all'ente terzo che ci ha coinvolto nel procedimento. Nel tab del dettaglio eventi vedremo la riga che contraddistingue la comunicazione appena inviata.

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RFC 239 Eventi in uscita

 

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Di seguito vengono descritti nel dettaglio gli elementi che ci consentono di rispondere con significati diversi al SUAP utilizzando stimoli di tipo diverso con i seguenti pulsanti.

Attenzione! Qualora il SUAP del Comune non avesse implementato nei propri sistemi una delle tipologie di evento sotto descritte potreste ricevere un messaggio come riportato nella seguente immagine.

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Richiesta Integrazione

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Questa menù voce è disponibile solamente se è stata abilitata dal SUAP. Se non dovesse essere abilitata è presente un popup (posizionando il mouse sopra il pulsante) che spiega il perchè. E' possibile effettuare una sola richiesta di integrazione, dopo di che il pulsante verrà disabilitato. 

Al click sulla menù voce si apre la scheda riportata a fianco.

E' necessario inserire il tempo di attesa della risposta (obbligatorio, espresso in giorni) e allegare un documento formale (obbligatorio). Inoltre è necessario inserire uno o più documenti di integrazione scegliendo l'endoprocedimento associato.

  • Il documento formale contiene il testo della richiesta, atti o comunicazioni ufficiali
  • Gli altri allegati, sono utili per fornire all'utente il modello richiesto dall'amministrazione scrivente al fine di avere le integrazioni necessarie.

Il messaggio viene protocollato automaticamente senza alcun intervento specifico dell'operatore.

 

Comunicazione

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Una delle novità apportate dall'RFC 239 è quella di dare la possibilità all'ente terzo di richiedere informazioni aggiuntive al SUAP.

Questa è una voce sempre abilitata e permette appunto di richiedere informazioni aggiuntive. Come detto tutte le comunicazioni vengono raggruppate e mostrate nella scheda Dettaglio Eventi precedentemente descritta.

ATTENZIONE !!!  Questa voce viene anche utilizzata per l'invio di parere favorevoli.

Al click sulla menù voce si apre la scheda riportata a fianco.

E' necessario inserire l'oggetto della comunicazione (campo non obbligatorio), il messaggio (non obbligatorio), il tempo di attesa della risposta (obbligatorio, espresso in giorni) ed il destinatario (obbligatorio e che può essere il "suap"). Inoltre è obbligatorio allegare uno o più documenti.

Il messaggio viene protocollato automaticamente senza alcun intervento specifico dell'operatore.

Comunicazione per coinvolgimento di altro Ente Terzo (E3)

Quando la ASL a cui è pervenuta una notifica dal SUAP ha necessità di coinvolgere un altro ente per un parere su quella pratica può utilizzare questo comando.

Annotazione 2019-05-19 085221.png

Qualora nello svolgimento di un procedimento che il SUAP ha inviato alla ASL o la Regione Toscana per competenza e di cui questa è titolare, si ritiene necessario il coinvolgimento di un altro Ente Terzo tra quelli disponibili,  con il pulsante  Annotazione 2019-05-18 110614.png è possibile aprire una finestra di comunicazione che coinvolge un altro Ente  attraverso la richiesta allegata.

Tra gli allegati dovranno essere inviati anche tutti i documenti che si ritengono necessari per lo svolgimento delle attività dell'ente terzo coinvolto.

Questi, a sua volta, quando avrà terminato tutte le attività di competenza ci risponderà dal suo sistema attraverso l'implementazione della Comunicazione E3 a sua disposizione nello stesso modo con cui fa la ASL nei suoi confronti nei passaggi descritti al paragrafo Notifiche da Ente Terzo.

Il messaggio viene protocollato automaticamente senza alcun intervento specifico dell'operatore.

Conformazione

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Questa menù voce è sempre disponibile. E' possibile effettuare una sola richiesta di conformazione, dopo di che il pulsante verrà disabilitato. Se viene effettuata tale conformazione non è più possibile fare la "Integrazione", anche se il SUAP lo permette la menù voce della Valutazione Integrazione verrà disabilitata.

Al click sulla menù voce si apre la scheda riportata a fianco.

E' necessario inserire il tempo di attesa della risposta (obbligatorio, espresso in giorni) e allegare un documento formale (obbligatorio). Inoltre è necessario inserire uno o più documenti di integrazione scegliendo l'endoprocedimento associato.

  • Il documento formale contiene il testo della richiesta, atti o comunicazioni ufficiali
  • Gli altri allegati, sono utili per fornire all'utente il modello richiesto dall'amministrazione

    Il messaggio viene protocollato automaticamente senza alcun intervento specifico dell'operatore.

Esito Negativo

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Questa menù voce è sempre disponibile. Fornisce la possibilità di rilasciare un esito negativo nel momento in cui si ritiene che non ci siano i termini per un silenzio assenso.

Al click sulla menù voce si apre la scheda riportata a fianco.

E' necessario inserire un documento da allegare e l'endoprocedimento associato.

Il messaggio viene protocollato automaticamente senza alcun intervento specifico dell'operatore.

Mail informativa

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Alla ricezione di un qualunque evento da  parte del back-office SUAP viene inviata automaticamente una mail informativa a tutti gli operatori della pratica corrispondente.

La mail contiene informazioni minimali come:

  • Il tipo di evento (integrazione, conformazione, comunicazione ecc.)
  • L'id della notifica SUAP

E' necessario quindi accedere a SISCP per poter visualizzare maggiori dettagli

Smistamento e assegnazione delle pratiche SUAP

All'arrivo di una notifica viene automaticamente generata una pratica collegata alla notifica stessa.

Per aspetti specifici sulla consultazione delle PRATICHE consultare la sezione specifica del manuale cliccando QUI.

Filtro delle pratiche per zona

Nella griglie delle pratiche SUAP e' possibile filtrare per la zona del comune mittente della notifica.

Il filtro e' presente nel pannello a destra della griglia:

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Durata del procedimento

Su tutte le griglie delle Notifiche SUAP viene mostrata in evidenza la data di presentazione della notifica al SUAP e calcolati automaticamente i giorni trascorsi complessivamente dall'avvio del procedimento. Questo consente un maggiore controllo rispetto ai tempi previsti di svolgimento delle procedure in base all'istanza presentata. 

Sulla sinistra è possibile utilizzare il filtro per selezionare i procedimenti per i quali siano trascorsi un numero di giorni maggiore o uguale al valore inserito.

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Pratica SUAP

La pratica è sempre della classe SUAP per le seguenti tipologie:

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Per la pratica generata non è possibile modificare la Classe. La pratica di tipo SUAP, nelle varie tipologie riportate a fianco, deve essere utilizzata  per gestire l'istruttoria sulla documentazione pervenuta e l'aggiornamento anagrafico. Nel caso in cui si debba procedere ad eventuali altre attività come ad esempio un controllo ufficiale, dovrà essere aperta una pratica collegata a quella SUAP nello specifico ambito e classe di competenza.

Alle tipologie riportate a fianco sono stati aggiunti, sempre nella classe SUAP, tutte le tipologie di parere in modo che l'operatore che assegnatario della pratica possa selezionare la tipologia specificatamente prevista senza dover ricorrere alla pratica collega che rimane soltanto nel caso in cui vengano disposti controlli ufficiali o altra tipologia di pratiche di diverso genere.

Per maggiori dettagli vedi scheda di Riordino pratiche SUAP

Per la creazione della PRATICA COLLEGATA, è stata predisposta una  funzione che consente di aprire rapidamente una nuova pratica reciprocamente collegata a quella da cui si parte, mantenendo per questa sia il destinatario che gli operatori individuati.

La pratica deve essere quindi smistata come tale (Classe SUAP) alla UO competente.

Sarà l'operatore che l'ha in carico che può:

  1. Selezionare una tipologia di parere tra quelli presenti nell'elenco della Classe SUAP per l'emissione di un Parere, Autorizzazione o altro provvedimento previsto
  2. Creare una nuova pratica collegata a quella SUAP, che comunque deve essere conclusa nel suo iter istruttorio, per gestire tipologie di procedimenti diversi ma collegati alla notifica SUAP (P.es. Controllo Ufficiale) ;

(Vedi immagine sotto riportata). In questo caso siamo nella sezione "Altre pratiche" della Sicurezza Alimentare.

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Lo smistamento può essere effettuato:

  1. Partendo dalla notifica 239 - Da Smistare
  2. Partendo dalle pratiche - Da smistare

Una pratica di origine SUAP si distingue da una normale pratica per la presenza di due pulsanti aggiuntivi:

pulsantiSuap.png

Il pulsante pulsanteNotificaCollegata.pngpermette l'apertura della notifica SUAP che ha generato la pratica.

Il pulsante pulsanteDaSmistare.pngpermette, con una sola azione, di cambiare lo stato e l'ambito della pratica per renderla visibile al solo smistatore SUAP. Una volta confermata l'operazione la pratica non sara' piu' visibile tra le proprie pratiche. E' utile per riportare in fase di smistamento pratiche erroneamente smistate verso UO che non ne sono competenti.

Lo smistamento delle pratiche dal SUAP è particolare.

Consente infatti di smistare la pratica lasciando VUOTO il destinatario della stessa ma SOLO se lo stato della pratica e' uno dei seguenti:

  • DA SMISTARE
  • DA ASSEGNARE
  • ASSEGNATA

Lo smistamento puo' essere fatto sia dalle Notifiche 239 che dalle Pratiche:

  • Dalla notifica e' possibile aprire la corrispondente pratica.
    • In questo caso e' possibile smistare alla UO di riferimento per la tipologia di Attività Economica senza necessariamente individuare il destinatario della pratica che potrà rimanere "vuoto"
  • oppure direttamente dalla Pratica.

Accedendo quindi alla pratica collegata alla notifica è possibile smistarla alla UO competente.

Con la storicizzazione delle variazione delle Uo e dei relativi responsabili sono state rese disponibili  in fase di smistamento delle pratiche, solo le UO attive alla data di smistamento e territorialmente competenti sul Comune che ha inviato la pratica.

Avvicinandosi al concetto dello smistamento di primo livello che già avviene nel protocollo, le UO rese disponibili per lo smistamento della pratica (pratica da smistare),sono tutte le UO competenti a prescindere dal fatto che l'agente che sta effettuando l'operazione abbia o meno le UO tra quelle a lui assegnate.

L'operatore che procede allo smistamento deve inoltre:

  • Procedere alla chiusura del detentore della prativa e inserire come nuovo detentore generalmente il Responsabile della Uo di destinazione;
  • Lasciare nella pratica solo gli operatori previsti;
  • Modificare l'AMBITO della pratica in modo che la stessa sia visibile nella sezione "Altre Pratiche" nell'applicativo specifico:
    • Sicurezza Alimentare
    • PISLL
    • IPN
    • .....

Il destinatario della pratica è vincolato alla notifica che è stata inviata e quindi deve essere reso coerente con quanto inserito dall'utente nella pratica SUAP quantomeno nella fasi successive allo smistamento se vengono adottati gli accorgimenti sopra illustrati.

Destinatario della Pratica - Errori in notifica non rilevabili dal sistema

Sulla base di quanto descritto precedentemente in merito alle persone fisiche e giuridiche collegate alla notifica, il destinatario viene coerentemente impostato.

Vi sono notifiche in cui il sistema pur non evidenziando errori formali, la notifica ha degli errori che possono essere evidenti all'esame approfondito dei dati e della documentazione allegata.

Pertanto è possibile classificare in maniera particolare queste notifiche per adottare sulle stesse provvedimenti adeguati.

Nella parte bassa della notifica è quindi presente una sezione specifica in cui indicare il problema presente. Il campo è sempre pre valorizzato alla voce "Nessun Problema Presente"

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La tendina disponibile mostra una serie di valori di classificazione possibili.

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Problemi gravi

Nel caso venga selezionato nella tendina di cui all'immagine soprastante uno dei seguenti problemi:

  • Proposta di respingimento
  • Non di competenza del dipartimento di prevenzione
  • Non di competenza della ASL

la corrispondente riga diventa di colore arancione:

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Vengono inoltre rimossi tutti i controlli presenti normalmente nella notifica. Questa azione ha fondamentalmente due conseguenze:

  1. La selezione del destinatario puo' essere fatta solo a partire dalla pratica (sara' possibile selezionare come destinatario qualunque anagrafica si voglia senza vincoli alcuno)
  2. Viene selezionato automaticamente uno specifico tipo pratica NON MODIFICABILE

Nel caso si voglia riabilititare i normali controlli che vengono fatti nella notifica e' sufficiente selezionare "Nessun problema" o uno dei problemi non gravi.

Questa azione comportera' l'annullamento dell'attuale destinatario della pratica e la riabilitazione del tipo pratica.

Non e' possibile riabilititare i controlli (e quindi selezionare un problema non grave) se la pratica risulta avere una data fine o e' tariffata.

 

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Per tutte le tipologie di pratiche che devono gestire il rilascio di pareri interdisciplinari con la collaborazione di operatori di altre UO si suggerisce di NON modificare l'AMBITO della pratica e di lasciare quello predisposto dal sistema "Notifica SUAP".

In questo modo la pratica sarà visibile e gestibile da tutti gli operatori coinvolti all'interno del modulo Dipartimentale delle pratiche e non corre il rischio di essere visibile solo da una applicativo di settore. 

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Creato da Paolo Bruno Angori il 2018/11/24 12:19
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