Introduzione

In questa sezione verranno spiegate brevemente le funzionalità per assegnare i responsabili del procedimento, del provvedimento ed i collaboratori ad una pratica.

Le funzionalità di seguito descritte di gestione delle UO Collaboratrici sono attualmente presenti  e sono utilizzabili in maniera analoga nelle sezioni specifiche dei verticali di:

• Controlli Ufficiali della Sicurezza Alimentare e Sanità Pubblica Veterinaria (SASPV);
• Controlli Ufficiali dell' Igiene Pubblica e Nutrizione (IPN)
• Altre pratiche Sicurezza Alimentare e Sanità Pubblica Veterinaria (SASPV);
• Altre pratiche dell' Igiene Pubblica e Nutrizione (IPN);

Scelta dei responsabili e dei collaboratori

Nella scheda della pratica vi è la possibilità di selezionare gli operatori ed i collaboratori della pratica. La maschera dei controlli ufficiali è leggermente diversa ma non cambia sostanzialmente l'operatività e i contenuti di seguito descritti.

Il primo passo da fare è scegliere la UO da assegnare alla pratica. Se la UO scelta non ha un responsabile non è possibile procedere al salvataggio della pratica, inoltre, solo dopo aver scelto la UO sarà consentito accedere alla scheda di selezione degli operatori. Cliccando il tasto di scelta degli operatori  si apre la maschera di selezione in cui è possibile scegliere gli operatori. La maschera di selezione, di default, presenta l'elenco degli agenti le cui UO coincidono con le UO associate al profilo dell'utente. Per estendere la ricerca a tutti gli agenti è necessario cliccare il filtro di ricerca "Tutte le UO" presente nella toolbar di ricerca .  La toolbar presenta inoltre ulteriori due campi di ricerca Op.: permette di filtrare gli agenti ricercando per cognome. Responsabile: se "si" permette di ricercare gli agenti che sono Responsabili di UO, se "no" permette di ricercare gli agenti che non sono responsabili di UO. Il default "tutti" mostra tutti gli agenti. La funzione di seguito descritta che consente la selezione e l'individuazione del Responsabile del Procedimento e del provvedimento deve essere stata specificatamente abilitata nel profilo applicativo dell'operatore, altrimenti la visualizzazione dei pulsanti di seguito descritti è preclusa.

Ogni riga, oltre a riportare le informazioni dell'agente ricercato, presenta la colonna "UO" in cui vengono raggruppate le UO collegate all'agente e la colonna "Operazioni" in cui sono presenti i due pulsanti necessari per assegnare il "Responsabile del provvedimento" e "Responsabile del procedimento" ; la colonna "Resp." indica l'attuale responsabilità dell'operatore selezionato.

Cliccando sul pulsante  indichiamo al sistema che l'agente selezionato sarà anche il responsabile del provvedimento della pratica in corso, viceversa se clicchiamo sul pulsante  indichiamo al sistema che l'agente selezionato sarà anche il responsabile del procedimento. Un agente può essere sia responsabile del proveddimento che del procedimento. Tuttavia se durante la scelta degli operatori non viene indicato il responsabile del procedimento e del provvedimento il sistema assegnerà automaticamente il responsabile della UO della pratica come Responsabile del procedimento e del provvedimento.

Unità Organizzative Collaboratrici

Le Unità Organizzative Collaboratrici consentono di far si che alla UO titolare della pratica possano affiancarsi e collaborare sotto il profilo professionale, operatori di altre UO che contribuiscono alla realizzazione delle attività e degli interventi necessari. Si realizza ogniqualvolta sono richieste competenze specifiche che devono e possono essere ricercate all'interno del Dipartimento di Prevenzione in altre unità organizzative che le possiedono. 

Per registrare un collaboratore della pratica è necessario selezionare l'agente e scegliere una UO (dalla colonna UO) diversa dalla UO della pratica, solo in questo caso quindi indichiamo al sistema che l'agente selezionato sarà un collaboratore. Un agente collaboratore non può essere Responsabile del procedimento e del provvedimento, quindi una volta scelta una UO diversa dalla UO della pratica scompariranno i pulsanti delle operazioni. Se la UO selezionata è uguale alla UO della pratica l'agente selezionato verrà aggiunto come operatore della pratica.

Per scegliere il responsabile di una UO diversa dalla UO della pratica ed aggiungerlo come collaboratore è necessario filtrare gli Agenti per "Responsabile"=Si e scegliere una delle UO per cui quell'agente è responsabile, in questo caso però non avendo utilizzato il filtro "Tutte le UO" vedremo solo gli agenti responsabili tra le UO associate all'utente delle pratica. Per visualizzare tutti gli agenti è necessario utilizzare il filtro "Tutte le UO", in questo caso verranno mostrati tutti gli agenti, responsabili di UO, dell'ASL di appartenenza dell'utente.

Dopo aver scelto gli agenti operatori, aver assegnato loro la responsabilità e aver scelto o meno i collaboratori, premendo il pulsante "Copia" in alto a destra della scheda

il sistema associa gli operatori e i collaboratori scelti alla pratica.

Come è possibile notare dalla figura in alto, cliccando sull'icona  il sistema mostrerà la lista degli operatori e dei collaboratori scelti, riportando la responsabilità nel caso degli operatori responsabili e la sigla della UO selezionata nel caso dei collaboratori.

Infine, cliccando sul pulsante "salva", dopo aver selezionato tutti i campi obbligatori, la pratica verrà registrata in modo permanente sul database di SISPC e nella sezione "Responsabili" della scheda pratica (riportata di seguito in figura seguente)

verranno mostrati il responsabile della UO scelta ed i responsabili del provvedimento e del procedimento.

Unità Organizzative Collaboratrici speciali

Il sistema consente di individuare in una pratica una Unità Organizzativa che con propri operatori collabora con la UO titolare della pratica. Per effettuare questa operazione è necessario che sia un operatore della UO titolare del procedimento ad individuare gli operatori della UO collaboratrice. Oltre a quanto sopra esposto, che continua ad essere operativo e funzionante fra qualsiasi UO dell'Azienda, si è posta l'esigenza di fare in modo che, per attività continuative di collaborazione tra UO definite da accordi interni aziendali, gli operatori della UO collaboratrice possano agire nel sistema aprendo pratiche autonomamente in cui: Possono specificare come UO titolare del procedimento la UO con cui collaborano; Figurano tra gli operatori che agiscono come collaboratori della UO titolare e non sono tra gli operatori della stessa; Possono essere detentore della Pratica; Possono essere responsabile del procedimento / provvedimento finale. Tutto questo sia per le pratiche generiche sia per i controlli ufficiali e evitando di dover assegnare impropriamente operatori ad UO di cui non fanno parte, solo per l'esigenza pratica di consentire a loro di aprire nuove pratiche in quella UO, vanificando la corretta registrazione e della rappresentazione nel sistema di una collaborazione fra UO anche ai fini della rendicontazione delle attività. La scheda riportata a fianco consente quindi di governare queste nuove funzioni, definendo a priori nel sistema, per la UO che riceve la collaborazione di altre, quali sono le UO che possono collaborare con i propri operatori senza che questo avvenga in maniera indiscriminata.

Con il pulsante è possibile aggiungere nuove collaborazioni con più UO ed eliminarle con il pulsante . Nelle collaborazioni effettuate che vengono terminate va compilata la data fine.

Nella tendina viene quindi mostrato l'elenco delle UO attive, per l'azienda in cui si sta operando, con cui la UO può collaborare. Dovrà essere selezionata la UO collaboratrice e una volta salvato i dati l'operatore della UO che collabora potrà autonomamente aprire nuove pratiche per la UO che riceve la collaborazione di altri. Nell'immagine di fianco si imposta, a titolo di esempio, la collaborazione tra la UO "Prevenzione e sicurezza negli ambienti confinati" e la UO "UF PISLL Zona grossetana - amiata grossetana - colline metallifere".  Una volta salvata questa collaborazione un operatore della "UF PISLL Zona grossetana - amiata grossetana - colline metallifere" potrà aprire nuove pratiche per la UO "Prevenzione e sicurezza negli ambienti confinati" in cui lui sarà collaboratore. Attenzione!! La collaborazione è unilaterale: se deve essere reciproca deve essere impostata anche nel senso opposto tra le due Uo.

Controlli sui Responsabili

Durante la compilazione di una pratica è necessario tenere presenti le seguenti caratteristiche su cui si basano i controlli effettuati dal sistema prima della registrazione permanente in SISPC:

• Se non è stata assegnata esplicitamente la reponsabilità, il sistema assegna come Responsabile del Procedimento e del Provvedimento il responsabile della UO selezionata.
• Se la pratica è conclusa, il sistema prova a recuperare il responsabile, della UO selezionata, in carica alla data di chiusura della pratica; se non esiste viene inserito il responsabile attuale.
• Se la UO non ha un responsabile la pratica non può essere registrata.

Inoltre, nella gestione delle pratiche può accadere che i Responsabili che sono stati designati corrispondano a soggetti che nel frattempo sono stati disabilitati dal loro ruolo: si pensi ad esempio al caso di pensionamento di un agente che è coinvolto in una serie di pratiche ancora in corso.

Nel sistema è stato quindi implementato un controllo che:

1. Nel momento in cui una pratica verrà ripresa e gestita, con l'aggiunta di nuove attività fino alla chiusura della pratica stessa il responsabile della UO viene aggiornato con quello vigente al momento della registrazione di nuove attività o, se si procede alla chiusura, alla data di chiusura dell'attività.

2. La designazione del responsabile del procedimento o del provvedimento viene aggiornata manualmente. Il sistema controlla che al momento di qualsiasi salvataggio della pratica per qualsiasi registrazione anche di nuove attività, sopralluoghi, campionamenti ecc... il responsabile del procedimento e/o del provvedimento siano agenti "attivi". Nel caso non lo siano si renda obbligatoria la ridefinizione del soggetto da parte di coloro che hanno competenza nel definire il ruolo.

Le funzioni di cui sopra sono in stretto collegamento con le gestione delle Unità Organizzative all'interno della Pratica.