Nuova Anagrafe Persone Fisiche (ORFEA)
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Introduzione
Dal 14 Gennaio 2019 anche SISPC è entrato nuovo sistema anagrafico regionale in circolarità anagrafica.
Questo vuol dire che anche SISPC riceve gli aggiornamenti anagrafici sistematicamente dall'istanza unica di anagrafe regionale sulla quale lavorano direttamente tutte le anagrafi che fanno capo ai vari territori della Toscana (ASL) e alle aziende Ospedaliere che progressivamente si agganceranno al nuovo sistema.
A questa Anagrafe Unica Regionale (di seguito AUR) è interconnesso il sistema unificato di scelta e revoca del medico attraverso il sistema denominato ADIBA (anche questo in progressivo dispiegamento), in modo che anche questa istanza unica regionale alimenti immediatamente l'istanza unica regionale anagrafica e a cascata tutte quelle ad essa collegate.
Anche Regione Toscana con il proprio sistema anagrafico collegato ai sistemi nazionali TS (Tessera Sanitaria) e INA-SAIA (Sistema di Accesso e di Interscambio Anagrafico (SAIA), che costituisce l'architettura del sistema, l'Indice Nazionale delle Anagrafi (INA), consente il collegamento delle anagrafi comunali per il reperimento certo su base nazionale dei dati anagrafici essenziali della popolazione residente in Italia), sta entrando in circolarità anagrafica con la componente che dovrebbe mantenere aggiornate le residenze, nascite, morti ecc.....
Questo complesso di sistemi che si concentrano sull'anagrafe unica regionale dovrebbe dare a SISPC dati aggiornati e coerenti con quelli disponibili a livello delle singole aziende propagando l'informazione a tutti i nodi della rete.
Lo scarico delle variazioni dati avviene in tempo reale ogniqualvolta l'evento viene propagato da AUR. Quindi la propagazione dell'informazione aggiornata dovrebbe avere al massimo un ritardo di 24 ore dal momento in cui questa è certificata dal sistema centrale (ORFEA).
Pianificazione delle attività di passaggio al nuovo sistema
Completati i test che si sono conclusi positivamente entro il 14 Dicembre 2018, il passaggio alla nuova anagrafe regionale avverrà con la seguente tempificazione:
- Venerdì 11 Gennaio 2019: a fronte dell'ultima estrazione di dati fornita dal Consorzio Metis dell'anagrafica delle Persone Fisiche presenti su SISPC, Orfea invia Metis l'estrazione certificata della popolazione residente della toscana con con l'identificativo unico regionale da attribuire e tutta la popolazione residente che non è presente nella popolazione di SISPC e tutte le informazioni accessorie a questi collegate (Residenza, Domicilio, Medico curante, recapiti ecc....)
- Sabato 12 Gennatio e Domenica 13 Gennaio: il sistema SISPC sarà bloccato e non sarà raggiungibile da nessun utente. Questo fermo del sistema consente al personale tecnico del Consorzio Metis di:
- Incrociare in maniera massiva i dati pervenuti da ORFEA per certificare tutte le anagrafiche e aggiornare sovrascrivendoli, i dati certificati di ORFEA con quelli presenti in SISPC;
- Accodare tutte le anagrafiche dei residenti NON presenti in SISPC con tutte le informazioni a questi collegate;
- Classificare tutte le anagrafiche presenti in SISPC che non hanno corrispondenza con l'anagrafe certificata in uno spefico stato che li rende Offline rispetto al riallineamento anagrafico;
- Testare in ultima istanza tutti i servizi automatici di riallineamento delle anagrafiche che verranno accesi per mantenere il sistema sempre allienato con quelle che sono le variazioni di qualsiasi natura e tipo che avvengono in conseguenza delle attività degli uffici anagrafe aziendali (ASL, Aziende Ospedaliere, ecc...)
- Lunedì 14 Gennaio: il sistema viene reso nuovamente raggiungibile e vengono attivati tutti i servizi che da questa data in poi governano in tempo reale le variazioni del dato anagrafico nel sistema. Vengono recuperate le variazioni che dall'estrazione del Venerdi sono state registrate sul sistema centrale in modo da riallineare il sistema e rendere disponibile agli utenti il dato aggiornato. Da questa data in poi sono attivi tutti i servizi di seguito descritti.
Principali novità del nuovo sistema anagrafico delle Persone Fisiche
Prima | Dopo |
Scheda di ricerca standard | |
La vecchia ricerca prevedeva (oltre alla possibilità di cercare una persona direttamente in SISPC), la possibilità di cercare in RT e in Anagrafe Tributaria per Codice Fiscale o per tratti. Entrambe le ricerche, una volta trovate le persone cercate, mostravano una griglia da cui poter importare il dato in SISPC.
| La nuova ricerca prevede (oltre alla possibilità di cercare una persona direttamente in SISPC), la possibilità di cercare in AUR (che sostituisce quindi RT) per tratti (campo del "Comune" non obbligatorio) e per più tipi di identificativo (Codice Fiscale, STP, Tessera TEAM, Documento Identificativo Estero). Viene mantenuta la ricerca in Anagrafe Tributaria, ma solo a livello consultivo in quanto non sarà più possibile importare il dato da quest'ultima.
Al termine della ricerca in AUR (che provvede lei a ricercare anche in anagrafe tributaria se il soggetto non è presente e censirlo), vengono mostrate le persone trovate in una griglia da cui poter importare il dato in SISPC.
Scorrendo la griglia a destra oppure espandendola a schermo intero, si noteranno due campi denominati "Qualità CF" e "Coerenza Tratti". Sono previste varie combinazioni di valori per queste due voci, ma l'unica combinazione che denota che la posizione anagrafica è Certificata è quella che prevede come Qualita CF la dicitura "Il CF è noto a SOGEI e non obsoleto" e come Coerenza Tratti: "CF e tratti anagrafici (impronta) congiuntamente corrispondenti con quelli di SOGEI".
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Scheda di dettaglio | |
La vecchia scheda di dettaglio conteneva più o meno le stesse informazioni attuali, ma:
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La scheda di dettaglio è stata rivisitata e resa più grande e leggibile. La prima "tab" propone i tratti anagrafici, gli identificativi, la residenza, gli autori e la versione della posizione. Quest'ultima è l'ultima data e l'ora di aggiornamento della posizione secondo quanto riportato dall'anagrafe unica. La presenza dell'icona Vedere questa sezione per un maggiore dettaglio. |
Persone Fisiche ricercate all'interno di altre funzioni | |
Questa sopra riportata è la vecchia scheda di ricerca delle persone fisiche presente quando in qualsiasi parte del Sistema si ricercava una persona fisica per inserirla nel contesto delle registrazioni in corso. A fianco la nuova. |
La nuova scheda di ricerca ridotta è pressoché identica alla vecchia, eccetto per il fatto che presenta un solo tasto per effettuare la ricerca che, automaticamente, viene eseguita prima in SISPC e, in caso di persone non trovate, in AUR. |
Merge (fusione) anagrafica duplicata | |
Il sistema di Merge delle persone fisiche svolto su SISPC prima dell'entrata del sistema in circolarità anagrafica lasciava la possibilità di effettuare l'operazione di unione di due anagrafiche, in modalità assolutamente libera e priva di vincoli. Con il passaggio ad ORFEA, che rende l'anagrafica di SISPC una "copia" sempre aggiornata dell'anagrafica unica regionale, questa libertà è stata limitata al fine di non creare condizioni o modalità operative che porterebbero SISPC a disallinearsi da quelle che sono le anagrafiche ufficiali. Pertanto con l'integrazione dell'anagrafica di SISPC con l'anagrafe unica regionale di ORFEA in circolarità anagrafica l'operazione di MERGE può essere svolta autonomamente da SISPC solo se questa operazione avviene tra una anagrafica Certificata da Orfea (Persona da mantenere) e una anagrafica NON certificata presente in SISPC tra posizioni anagrafiche caricate dai precedenti sistemi. Qualora l'operazione debba essere svolta tra due soggetti entrambi certificati da ORFEA occorre inviare una segnalazione all'help desk di SISPC con i CODICI FISCALI dei due soggetti certificati. Questa segnalazione verrà girata all'ufficio anagrafe competente che fatte le opportune verifiche, riconcilierà le due anagrafiche. Appena effettuata la riconciliazione su SISPC arriverà uno specifico evento che provvederà ad effettuare anche su SISPC la riconciliazione lasciando solo uno dei due soggetti con tutte le informazioni presenti nel sistema agganciate all'anagrafica valida.
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Le funzionalità del merge sono pressoché invariate con un'unica sostanziale differenza: non è possibile fare il merge indiscriminato tra due posizioni qualsiasi. Infatti la posizione Slave (da eliminare) deve essere offline rispetto all'Anagrafe Unica Regionale oppure deve essere online ma presente nel Limbo. Altro requisito per poter effettuare il merge è che la posizione Master (da mantenere) abbia almeno uno di questi requisiti:
oppure
Quest'ultimo attributo garantisce che la persona sia presente in Anagrafe Unica Regionale. Per ulteriori dettagli sulle posizioni offline, sull'ID di anonimizzazione e sul Limbo vedere questa sezione. |
nella sezione dei tratti e degli identificativi indica che la posizione è certificata e pertanto non sarà possibile modificarne le informazioni principali, compresi gli indirizzi di Residenza, Domicilio e Domicilio Postale (altresì chiamato Recapito) in quanto queste informazioni sono di competenza degli Uffici Anagrafe aziendali.
Censimento/aggiornamento di una posizione
Il Censimento di una posizione dovrebbe essere un evento sporadico in quanto le persone di interesse (residenti in RT e/o persone entrate in contatto con il Servizio Sanitario Regionale) dovrebbero essere già presenti in circolarità anagrafica.
L'Aggiornamento di una posizione certificata, sarà limitato all'insieme di dati utilizzati solo in SISPC. Pertanto non si ricevono eventi di aggiornamento che riguardano dati che su SISPC non vengono trattati (p.es. codici di esenzione ticket, condizioni specifiche sanitarie del soggetto, ecc....)
L'Aggiornamento di una posizione non certificata, anche se presenta un maggiore grado di libertà rispetto al caso precedente, non permetterà di modificare alcune informazioni base dell'assistito (come i tratti o le informazioni relative la medico e all'ASL). Per eventuali discrepanze tra il dato presente su SISPC/AUR e il dato reale, seguire questa procedura.
E' possibile CENSIRE una persona fisica compilando almeno i tratti ed inserendo almeno un identificativo (CF, STP, TEAM ecc) ed automaticamente verrà effettuata una ricerca in SISPC per verificare se è già presente una persona con l'identificativo inserito.
Se la persona è già presente in SISPC, il censimento verrà bloccato e verrà visualizzato il messaggio di cui sopra.
Se invece la persona non risulta presente in SISPC, viene eseguita automaticamente una ricerca in AUR per identificativo e, se ancora non venisse trovata, per tratti anagrafici. Nel caso vengano trovate delle persone in AUR corrispondenti ai dati inseriti nel tentativo di censimento, viene mostrato automaticamente un elenco di posizioni da cui selezionarne una per effettuare l'import in SISPC senza quindi bisogno di proseguire nel censimento. Se l'identificativo inserito è un Codice Fiscale, la persona restituita dalla ricerca in AUR è solo una; per altri identificativi o per tratti è possibile trovare più di una posizione.
Nel caso invece in cui la posizione non risulti né in SISPC né in AUR, sarà possibile salvare e quindi effettuare il censimento.
Questo è un passaggio importante in quanto, con l'ingresso di SISPC in circolarità anagrafica, il censimento in locale si traduce in un censimento verso l'Anagrafe Unica Regionale.
Contestualmente ai tratti è possibile censire anche la Residenza di cui è obbligatorio inserire la data inizio e, nel caso di residenza in Regione Toscana, anche le coordinate tramite il pulsante per la validazione.
Nella seconda tab denominata "Altri dati" è possibile censire ulteriori informazioni della persona, come ad esempio gli Altri identificativi (ovvero quelli non gestiti dall'anagrafe unica regionale, ma utilizzati solo in SISPC) e un corredo di ulteriori dati presenti nella groupbox in basso denominata "Altro". E' possibile inserire più di una cittadinanza. Non è mai possibile inserire e/o modificare il Medico e l'ASL, in quanto sono dati gestiti da ADIBA. Come già riportato in testa a questo paragrafo, per eventuali discrepanze seguire questa procedura.
Nella terza tab denominata "Altri indirizzi" è possibile censire/aggiornare i tipi di indirizzo mostrati in figura. Il Domicilio Postale non sarà un dato modificabile per una persona certificata. Il Domicilio (domicilio sanitario) non è una informazione censibile/modificabile da SISPC. Come già riportato in testa a questo paragrafo, per eventuali discrepanze seguire questa procedura.
Nel caso si apra in modifica una persona NON certificata, è possibile apportare modifiche alla Residenza tramite la voce di menù "Modifica" presente nell'immagine, che renderà editabili tutti i campi dell'indirizzo.
L'altra voce "Storico" apre semplicemente una griglia che riporta tutte le variazioni dell'indirizzo. Quest'ultima è presente anche nella sezione relativa al Domicilio.
Registro eventi RFC 249
La RFC 249 è lo strumento tecnico di interoperabilità con cui SISPC scambia informazioni con ORFEA in funzione dei vari casi d'uso che sono stati descritti e sviluppati nei servizi di integrazione.
Questo registro consente di avere traccia di tutti gli scambi dati con l'anagrafe unica regionale e soprattutto di avere evidenza degli eventi che hanno prodotto delle anomalie o errori nel processo di sincronizzazione in generale.
La griglia è raggiungibile da tutti gli applicativi attraverso il menu Anagrafica.
Questa griglia mostra tutti i messaggi di Censimento/Aggiornamento e di Rinconcilia pervenuti dall'Anagrafe Unica Regionale.
Il "Riconcilia" è inteso come sinonimo di "merge".
La griglia è prefiltrata per mostrare i messaggi che hanno avuto almeno un errore bloccante.
Per "errore bloccante" si intende una casistica per cui il messaggio ricevuto non è riuscito a censire/modificare/riconciliare la posizione.
Un errore "non bloccante" invece rappresenta una casistica per cui il messaggio ricevuto è riuscito a censire/modificare la posizione quantomeno parzialmente (tratti, CF, versione, qualità del CF e dei tratti), oppure è riuscito ad effettuare correttamente la riconciliazione, ma non l'aggiornamento della posizione "master". In questa pagina è presente l'elenco degli errori con una breve spiegazione e la relativa competenza.
In un evento di Riconciliazione (Merge), la posizione che viene mantenuta come la più aggiornata/corretta è la posizione "master" (o "padre"). La posizione che invece viene eliminata è quella "slave" (o "figlia").
La gamma degli errori non bloccanti comprende ad esempio quelli per cui non si è riusciti ad aggiornare l'assistenza e/o il medico, gli indirizzi eccetera.
A seconda del Tipo di Errore selezionato nel primo menù a tendina, viene filtrato il contenuto dell'altra tendina "Codice errore".
In questa immagine, ad esempio, si mostrano una serie di errori non bloccanti.
Oltre a questi filtri (e a quello per data di ricezione, sempre nel pannello a nord) sono presenti una serie di filtri nel pannello ad est
Oltre ai primi quattro filtri auto esplicativi, è possibile filtrare per "Tipo messaggio".
Esso permette di mostrare solo gli eventi di Censimento/Aggiornamento o solo quelli di Riconcilia. Nel caso si scelga di mostrare solo gli eventi di Riconcilia, viene abilita l'altro filtro "CF master o slave" in quanto potrebbe capitare che un operatore sia in possesso di un CF obsoleto oggetto di riconciliazione e non del nuovo CF, e che quindi sia utile effettuare una ricerca tramite l'unico dato disponibile.
Gli eventi di Riconcilia hanno la caratteristica di poter essere "aperti" tramite il pulsante 
per mostrare anche la posizione slave e non solo la master, in modo da poter effettuare un confronto.
Posizioni offline e ID di anonimizzazione
Le posizioni cosiddette "offline" sono quelle che sono presenti in SISPC ma che non hanno una corrispondenza con una posizione nell'Anagrafe Unica Regionale. Trattandosi quindi di persone che sono entrate in contatto con il mondo di SISPC e non con quello dell'Anagrafe Regionale, la maggior parte di esse saranno residenti fuori regione.
L'ID di anonimizzazione (per comodità chiamato ID AUR) è un attributo di una posizione fornito dall'Anagrafe Unica Regionale che identifica univocamente il soggetto. Esso è una string alfanumerica di 24 caratteri (ad esempio AUR123456789101112131415) di cui i primi 9 possono essere sia lettere che numeri, mentre i restanti 15 solo numeri. Essendo appunto un attributo di anonimizzazione, non è un dato che viene mostrato ad interfaccia.
La sua presenza per una posizione nel database garantisce che quella posizione è presente in Anagrafe Unica Regionale.
Qualità posizione anagrafica e Limbo
Una persona presente in Anagrafe Unica Regionale (quindi una persona "ONLINE") è identificata da due parametri numerici chiamati "Qualità CF" e "Coerenza Tratti". I possibili valori di questi due parametri sono qui di seguito elencati.
| QUALITA CF | COERENZA TRATTI |
| 1 = Il CF è noto a SOGEI e non obsoleto | 1 = CF e tratti anagrafici (impronta) congiuntamente corrispondenti con quelli di SOGEI |
| 2 = Il CF è sconosciuto a SOGEI | 2 = CF e tratti anagrafici non corrispondono congiuntamente con quelli di SOGEI |
| 3 = non è stata ancora verificata l’esistenza del CF in anagrafe SOGEI | 3 = non è stata ancora verificata la corrispondenza di CF e tratti anagrafici su SOGEI |
| 4 = CF è obsoleto | 9 = il soggetto non ha CF |
| 9 = il soggetto non ha CF |
Solo le posizioni aventi la coppia di valori (1,1) sono posizioni certificate.
Le posizioni che hanno valori diversi da (1,1) e da (9,9) sono posizioni nel cosiddetto "Limbo", ovvero quella porzione di posizioni di ciascuna azienda relativi a soggetti non ancora completamente identificati o con livello qualitativo troppo basso per essere trasmesso in circolarità anagrafica tra le istanze presenti nel territorio.
Procedura discrepanze anagrafiche
- L’help desk di SISPC riceve dagli utenti del sistema la segnalazione che il dato anagrafico dell’assistito (X) contiene dati sbagliati in merito a:
- Tratti anagrafici del soggetto, data decesso, Codice Fiscale e altre informazioni anagrafiche specifiche;
- Assegnazione del medico curante;
- Residenza o domicilio dell’assistito;
- L’help desk di SISPC inoltra la segnalazione al punto di contatto ASL individuato per le problematiche legate alla correttezza del dato anagrafico (Ufficio anagrafe di riferimento) competente per residenza conosciuta dell’assistito (X);
- Il punto di contatto anagrafe ASL effettua le verifiche del caso su:
- Base dati anagrafica locale di ASL* e procede a:
- Correggere il dato secondo le procedure previste in modo che la correzione venga inserita o inviata anagrafe in circolarità anagrafica nel successivo aggiornamento, se rileva che in effetti la problematica era già nel dato a livello locale;
- Qualora il dato sia corretto nella base dati “locale” (APC MPI) verifica il dato sulla base dati su ORFEA e:
- Rilevato l’errore sul ORFEA, “forza” il sistema in modo che venga reinviata la correzione tra la base dati locale e ORFEA e quindi SISPC;
- Constata che il dato è corretto anche sul ORFEA per cui non sono necessarie correzioni;
- Base dati anagrafica locale di ASL* e procede a:
- Dell’esito delle attività svolte informa l’help desk di SISPC che ha aperto il caso in modo che questi possa:
- Verificare che pervenga nei tempi previsti la variazione del dato che attiva l’aggiornamento automatico dell’anagrafica conseguentemente alle correzioni fatte dall’ufficio anagrafe;
- Verificare eventualmente le cause per le quali il dato non è già pervenuto nei tempi e nei modi previsti dalle modalità di aggiornamento automatico del sistema.
- L’help desk di SISPC una volta che il dato è corretto su SISPC ne informa l’utente che ha aperto la segnalazione e chiude il ticket.
* Se con "base dati anagrafica locale di ASL" si intende l'anagrafe centrale della azienda USL, allora la "base dati anagrafica locale di ASL" e la "base dati anagrafica in circolarità anagrafica" coincidono.
Reference: xwiki:Manuali SISPC.01 Funzioni Generali.Anagrafiche Principali.Persone Fisiche.Nuova Anagrafe Persone Fisiche.WebHome