Pratiche - 01Testata
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Introduzione
La Testata di una pratica raccoglie le informazioni generali del procedimento a cui fa riferimento individuando al suo interno:
- Una serie di Identificatori della pratica a partire dal numero pratica, dalle date di riferimento, gli operatori, il detentore, e gli eventuali collaboratori, la Unità Organizzativa che ne risponde e il Presidio di riferimento di questa, l'ambito e l'origine;
- I dati generali della richiesta e del soggetto anagrafico a cui questa si riferisce (Destinatario);
- La classificazione della tipologia di pratica che si sta svolgendo sulla base del nomenclatore, oggetto e annotazioni;
- Responsabili della pratica con riferimento al Responsabile della UO, Del Procedimento e del Provvedimento;
- Autori: rispetto all'inserimento della pratica e l'ultimo aggiornamento.
Di seguito La trattazione in dettaglio
Attributi della testata di una pratica
Presidio
![]() | L'accesso agli applicativi specifici di settore da parte degli Operatori ASL prevede l'individuazione da parte dell'operatore del PRESIDIO di riferimento. Per PRESIDIO si intende l'edificio o l'insieme di edifici collocati nello stesso luogo, nel quale stabilmente l'operatore ASL esercita la sua attività o da cui parte quando opera sul territorio. E' la sede di assegnazione, l'ufficio di riferimento quando esercita la sua attività professionale per Unità Organizzativa a cui è assegnato. Il sistema è dotato di una Anagrafica di Presidi che sono collegati alle UO (Unità Organizzative). In funzione del fatto che Operatori sono assegnati alle UO potranno selezionare il Presidio che è sede della UO da cui operano per le loro attività. La rappresentazione delle Uo e dei rispettivi presidi può essere varia:
Con l'abbandono delle UO-Zone e l'utilizzo della UO nelle pratiche senza indicazione della zona, l'indicazione del PRESIDIO diventa essenziale per dare un riferimento territoriale alla pratica, non tanto legato al destinatario della stessa quanto alla sede di riferimento della UO che sta operando. Questa indicazione, molto più precisa e puntuale della generica zona, consente di arricchire il sistema di un dato che finora sfuggiva ad una eventuale valutazione delle attività per "punto di erogazione". Inoltre, con le nuove zone che talvolta sono la fusione di ex zone accorpate, il personale opera partendo dai presidi presenti nel territorio per la stessa UO che ora ha una dimensione territoriale di competenza più vasta. Infine, nelle nuove ASL sempre più spesso, operatori di un territorio vengono chiamati ad operare su altri territori e quindi si spostano mantenendo in alcuni casi la UO di riferimento o talvolta operando come UO collaboratrici che non hanno presidi nel territorio in cui si trovano ad operare. In questo modo è possibile rappresentare questi fenomeni in maniera più puntuale sia sotto il profilo delle responsabilità che della mobilità del personale.
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![]() | Pertanto all'accesso ad uno specifico verticale il sistema richiede, se l'operatore è configurato per UO che hanno sede in presidi diversi, la scelta del presidio di riferimento da selezionare sulla base della lista di valori presenti nella tendina di scelta.
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![]() | La scelta del presidio ha queste implicazioni:
Ci saranno condizioni per cui un operatore che lavora in una sola UO che ha come sede un solo presidio non vedrà mai la richiesta di scelta da parte del sistema, perchè per quell'utente il sistema non ha nessuna "ambiguità" da gestire. Diversamente, in tutte le situazioni in cui l'operatore lavora su più UO che hanno sedi diverse la scelta sarà obbligatoria. |
Detentore - OperatoriIl Responsabile di una UO e coloro che sono stati individuati come vice-responsabili nella scheda di configurazione della UO stessa, hanno la possibilità di accedere in modifica ai contenuti della testata e di procedere liberamente all'assegnazione delle pratiche, alla modifica degli operatori, alla variazione del Responsabile del Procedimento e/o del Provvedimento indipendentemente dal fatto che siano o meno tra gli operatori di quella pratica. La modifica delle responsabilità del procedimento e/o del provvedimento deve comunque essere accompagnata dall'abilitazione nel profilo applicativo delle specifiche funzioni. | Il Detentore della pratica è la persona che ne cura l’espletamento, è il custode del fascicolo. Il Work-Flow della pratica prevede il cambio di Detentore con la possibilità di inserire una motivazione o annotazione che accompagna il passaggio. Il nuovo detentore subentra al precedente a partire dalla data indicata. Quindi il Detentore con le date di inizio e fine conservazione, identificano la responsabilità della detenzione della pratica in un certo periodo di tempo. Gli Operatori sono le persone che partecipano all’espletamento della pratica e accedono alla pratica con possibilità di modifica. Quando una persona viene identificata come Detentore, risulterà essere in automatico anche Operatore. Con la definizione del Detentore vengono automaticamente selezionate le Unità Organizzative di pertinenza da selezionare. L’operazione di Cambio del Detentore comporta l’aggiornamento dell’elenco delle UO selezionabili. L’elenco delle UO disponibili, nel caso di Cambio, comprende le sole UO di intersezione tra il detentore attuale e il nuovo detentore scelto. L’operatore che sta creando o editando la pratica ne definisce il Detentore. L’applicazione inserisce per default come detentore chi sta creando la Pratica, ma può essere modificato. Attenzione! – Si consiglia di fare il cambio detenzione come ultima operazione, quando siamo sicuri di aver istruito la pratica in modo corretto e con tutti i dati necessari, altrimenti, una volta salvata la pratica (se chi istruisce la pratica non si seleziona come “Operatore”), non sarà più possibile operare in modalità modifica all’interno della stessa! Conseguentemente l’operatore potrà scegliere esclusivamente l’UO di appartenenza del Detentore che è anche la propria o una delle proprie per la Regola della Riservatezza. |
Ambito della Pratica
La pratica può essere gestita e registrata in modo completo nel modulo Pratiche oppure in altri moduli applicativi specializzati di settore (i “Verticali”). Per esempio, una pratica di origine SUAP può essere instradata nel modulo verticale Sicurezza Alimentare selezionando il tipo di pratica “Attività della Sicurezza Alimentare”. L’attributo AMBITO di una Pratica è un dato di sistema, l’anagrafica corrispondente non è editabile. I AMBITO di Pratica possono essere subire revisioni o integrazioni con altre voci con lo sviluppo di SISPC, garantendo la consistenza sui dati già registrati; quelli definiti al momento sono:
Con la creazione di una nuova pratica, selezionando l’Ambito Pratica come ad esempio “Attività della Sicurezza Alimentare” viene eseguito il filtro sul Nomenclatore in modo che l’operatore possa scegliere esclusivamente le voci previste per quel settore (vedi immagine).La registrazione completa della pratica sarà effettuata all’interno del modulo verticale. Con il rilascio di nuovi moduli verticali, il modulo Pratiche consentirà la registrazione di tipologie di pratiche sempre più generiche o comunque di tutte le pratiche che non avranno bisogno di una registrazione più dettagliata e specializzata di settore. |
Origine
![]() | La Pratica ha tra i suoi attributi descrittivi l’ORIGINE che consente di identificare il modo con cui è stata “istanziata”, cioè come è stata creata. Una pratica può essere istanziata dal personale del Dipartimento oppure da altri soggetti esterni quali ad esempio i SUAP o Regione Toscana. L’attributo ORIGINE è un dato si sistema, l’anagrafica corrispondente non è editabile. I tipi di ORIGINE definiti sono:
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Unità Organizzativa (UO)
| La UO è rappresentata dall’insieme di persone organizzate per il raggiungimento di un determinato scopo. Comprende la figura del Responsabile a cui sono assegnati compiti di espletamento della pratica e di completamento conforme del procedimento, salvo che lo stesso non decida di modificare e assegnare la responsabilità ad altro soggetto della sua UO. Tra le UO sono compresi le Aree Funzionali, Unità Funzionali, Setting ecc... il cui dirigente è di default, responsabile del procedimento. ATTENZIONE!! Variazione di UO nel tempoNel tempo l'organizzazione delle UO registrate nel sistema per una determinata ASL potrebbe cambiare. Il sistema storicizza questo cambiamento che avviene ad una data definita dagli atti aziendali di organizzazione. Nel momento in cui si opera su una pratica che riporta ancora il riferimento alla "vecchia" UO che alla data in cui si opera è cambiata il sistema avverte con un messaggio. Il sistema accetta che venga mantenuta la vecchia UO se tutte le attività della pratica e la chiusura della stessa è antecedente o uguale alla data di soppressione indicata. Altrimenti impone che la UO e conseguentemente il relativo responsabile, vengano aggiornate con quella di riferimento. Il sistema non permette quindi la registrazione di una pratica "in corso" con UO Soppressa. Per chiudere una pratica di una UO soppressa è necessario inserire le attività, i sopralluoghi, ecc con data antecedente alla data di chiusura della pratica che a sua volta deve essere antecedente alla data di soppressione della UO considerata. |
Stato di una pratica
![]() | Il processo di esecuzione di una pratica prevede i seguenti STATI:
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Destinatario
![]() | Il Destinatario è quel soggetto presente in anagrafica di SISPC verso cui verrà svolto l’iter della Pratica. Al momento su SISPC esistono 3 tipologie di DESTINATARI: Cantiere: selezionando questo Destinatario si intende istruire una pratica che riguarda l’attività collegata ad un cantiere edile (ad es. un controllo in cantiere edile per i rischi lavorativi). Premendo sull’icona si aprirà la maschera di ricerca nell’anagrafica dei cantieri edili. Persona Fisica: in questo caso il Destinatario della pratica è una Persona Fisica, quindi la pratica istruita riguarda direttamente la persona fisica (ad es. certificazioni di medicina dello sport, idoneità varie, sanzioni penali, che vengono fatte sulla persona). Premendo sull’icona si aprirà la maschera di ricerca nell’anagrafica delle persone fisiche. Unità Locale: selezionando questo Destinatario invece si intende istruire una pratica che riguarda l’attività collegata ad una Unità Locale, ovvero il luogo fisico di dove la Persona Giuridica svolge la sua attività economica (ad es. sono i destinatari di Controlli Ufficiali per quanto riguarda la Sicurezza Alimentare, oppure destinatario in controlli per i rischi lavorativi). Premendo sull’icona si aprirà la maschera di ricerca nell’anagrafica delle Unità Locali. |
Nomenclatore
Esistono diverse tipologie seguenti CLASSI a seconda del Settore di appartenenza, ma il Nomenclatore è in continua modifica e aggiornamento. I Settori previsti sono:
Esistono poi CLASSI di pratiche a livello generale e trasversale a tutti i settori come ad esempio SUAP, Acquisizione Documentale, Attività Logistiche e Amministrative ecc… | Il Nomenclatore è il sistema di classificazione delle Pratiche. E’ una codifica su due livelli, la CLASSE e il TIPO. Il Nomenclatore può identificare un Prodotto Finito - Settore collegato alla pratica. All’interno del Nomenclatore sono quindi contenute tutte le singole attività che potranno essere svolte all’interno del TIPO Pratica. Tali attività potranno essere Obbligatorie e/o Facoltative: dovranno essere concluse tutte le attività Obbligatorie per condurre a termine in modo corretto la pratica. La CLASSE è una elenco di macro tipizzazione della pratica: per esempio “Controllo Ufficiale e Vigilanza PISLL”. All’interno di questa CLASSE troveremo i TIPO Pratica seguenti:
Il TIPO Pratica racchiuderà quindi tutte le attività codificate che potranno essere svolte. La Classe SUAP raccoglie i tipi di pratica provenienti dai comuni sul canale SUAP ed è da considerarsi una classe di transito. Le altre classi, potranno essere oggetto aggiornamento, come ad esempio le CLASSI della Sicurezza Alimentare e della Sanità Pubblica Veterinaria, che ad oggi risultato disattivate nell’applicativo “Pratiche”, ma saranno attive soltanto nell’applicativo di Settore Verticale “Sicurezza Alimentare e Veterinaria”. Vedi immagine a fianco a titolo esemplificativo. |
Causale e Piano
![]() | Sono due campi che hanno una serie di valori prestabiliti selezionabili dalle rispettive tendine.
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Responsabilità del Procedimento e del Provvedimento
La funzione di seguito descritta che consente la selezione e l'individuazione del Responsabile del Procedimento e del provvedimento deve essere stata specificatamente abilitata nel profilo applicativo dell'operatore, altrimenti la visualizzazione dei pulsanti di seguito descritti è preclusa.
Il Responsabile di una UO e coloro che sono stati individuati come vice-responsabili nella scheda di configurazione della UO stessa, hanno la possibilità di accedere in modifica ai contenuti della testata e di procedere liberamente all'assegnazione delle pratiche, alla modifica degli operatori, alla variazione del Responsabile del Procedimento e/o del Provvedimento indipendentemente dal fatto che siano o meno tra gli operatori di quella pratica.
La modifica delle responsabilità del procedimento e/o del provvedimento deve comunque essere accompagnata dall'abilitazione nel profilo applicativo delle specifiche funzioni.
Vedi anche scheda di approfondimento: Responsabili e Collaboratori
![]() | Nella parte degli Identificatori della Pratica Viene individuato il:
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La pratica è composta da una serie di elementi (nodi) ognuno con specifiche informazioni:
OGNUNA DELLE VOCI SOPRA RIPORTATA VIENE DESCRITTA DA UNA SPECIFICA SCHEDA CHE NE RACCOGLIE GLI ELEMENTI ESSENZIALI. LE VOCI SOPRA ELENCATE SONO LINK AUTOMATICI ALLA RISPETTIVA SCHEDA | Cliccando su In questo modo è possibile assegnare il ruolo o modificarlo rispetto a quanto già assegnato. L'individuazione delle figure comporta l'aggiornamento della testata della pratica nella parte bassa della stessa in cui sono riportati i responsabili in chiaro con nome e cognome Completata la compilazione della testata della pratica che raccoglie tutte le informazioni essenziali che consentono a definire il procedimento amministrativo è possibile dopo il Salvataggio passare al contenuto specifico del contenuto della pratica che si presneta come nell'immagine sotto riporta. |
Pratiche in Collaborazione
L'utilizzo di questa possibilità consente di affiancare alla normale gestione della pratica riferita alla UO a cui si è assegnati, la possibilità di creare pratiche per altre Unità Organizzative ma limitatamente a quelle che in ambiente di amministrazione sono state individuate come UO collaboratrici. Questo consente di soddisfare l'esigenza di poter aprire pratiche intestate alla UO con cui si collabora pur NON essendo configurati come operatori di quella UO.
![]() | Pertanto in fase di inserimento di una Pratica, il sistema propone all'operatore una "Nuova Pratica" (registrazione standard), caratterizzata da:
Questa modalità è quella tradizionalmente utilizzata da tutti gli operatori e viene proposta di default nella creazione delle pratiche. |
![]() | In alternativa l'operatore può scegliere di inserire una "Nuova Pratica in Collaborazione", caratterizzata da:
In una Pratica in Collaborazione:
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Smistamento e assegnazione delle pratiche SUAP
All'arrivo di una notifica viene automaticamente generata una pratica collegata alla notifica stessa. Per aspetti specifici sulla consultazione delle PRATICHE consultare la sezione specifica del manuale cliccando QUI. Filtro delle pratiche per zonaNella griglie delle pratiche SUAP e' possibile filtrare per la zona del comune mittente della notifica. Il filtro e' presente nel pannello a destra della griglia: Durata del procedimentoSu tutte le griglie delle Notifiche SUAP viene mostrata in evidenza la data di presentazione della notifica al SUAP e calcolati automaticamente i giorni trascorsi complessivamente dall'avvio del procedimento. Questo consente un maggiore controllo rispetto ai tempi previsti di svolgimento delle procedure in base all'istanza presentata. Sulla sinistra è possibile utilizzare il filtro per selezionare i procedimenti per i quali siano trascorsi un numero di giorni maggiore o uguale al valore inserito. Pratica SUAPLa pratica è sempre della classe SUAP per le seguenti tipologie:
Per la creazione della PRATICA COLLEGATA, è stata predisposta una funzione che consente di aprire rapidamente una nuova pratica reciprocamente collegata a quella da cui si parte, mantenendo per questa sia il destinatario che gli operatori individuati. La pratica deve essere quindi smistata come tale (Classe SUAP) alla UO competente. Sarà l'operatore che l'ha in carico che può:
(Vedi immagine sotto riportata). In questo caso siamo nella sezione "Altre pratiche" della Sicurezza Alimentare. Lo smistamento può essere effettuato:
Una pratica di origine SUAP si distingue da una normale pratica per la presenza di due pulsanti aggiuntivi: Il pulsante Il pulsante Lo smistamento delle pratiche dal SUAP è particolare. Consente infatti di smistare la pratica lasciando VUOTO il destinatario della stessa ma SOLO se lo stato della pratica e' uno dei seguenti:
Lo smistamento puo' essere fatto sia dalle Notifiche 239 che dalle Pratiche:
Accedendo quindi alla pratica collegata alla notifica è possibile smistarla alla UO competente. Con la storicizzazione delle variazione delle Uo e dei relativi responsabili sono state rese disponibili in fase di smistamento delle pratiche, solo le UO attive alla data di smistamento e territorialmente competenti sul Comune che ha inviato la pratica. Avvicinandosi al concetto dello smistamento di primo livello che già avviene nel protocollo, le UO rese disponibili per lo smistamento della pratica (pratica da smistare),sono tutte le UO competenti a prescindere dal fatto che l'agente che sta effettuando l'operazione abbia o meno le UO tra quelle a lui assegnate. L'operatore che procede allo smistamento deve inoltre:
Il destinatario della pratica è vincolato alla notifica che è stata inviata e quindi deve essere reso coerente con quanto inserito dall'utente nella pratica SUAP quantomeno nella fasi successive allo smistamento se vengono adottati gli accorgimenti sopra illustrati. Destinatario della Pratica - Errori in notifica non rilevabili dal sistemaSulla base di quanto descritto precedentemente in merito alle persone fisiche e giuridiche collegate alla notifica, il destinatario viene coerentemente impostato. Vi sono notifiche in cui il sistema pur non evidenziando errori formali, la notifica ha degli errori che possono essere evidenti all'esame approfondito dei dati e della documentazione allegata. Pertanto è possibile classificare in maniera particolare queste notifiche per adottare sulle stesse provvedimenti adeguati. Nella parte bassa della notifica è quindi presente una sezione specifica in cui indicare il problema presente. Il campo è sempre pre valorizzato alla voce "Nessun Problema Presente" La tendina disponibile mostra una serie di valori di classificazione possibili. Problemi graviNel caso venga selezionato nella tendina di cui all'immagine soprastante uno dei seguenti problemi:
la corrispondente riga diventa di colore arancione: Vengono inoltre rimossi tutti i controlli presenti normalmente nella notifica. Questa azione ha fondamentalmente due conseguenze:
Nel caso si voglia riabilititare i normali controlli che vengono fatti nella notifica e' sufficiente selezionare "Nessun problema" o uno dei problemi non gravi. Questa azione comportera' l'annullamento dell'attuale destinatario della pratica e la riabilitazione del tipo pratica. Non e' possibile riabilititare i controlli (e quindi selezionare un problema non grave) se la pratica risulta avere una data fine o e' tariffata.
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