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- Nuova Pratica: per creare una nuova pratica di CONTROLLO UFFICIALE

Le RICERCHE raggruppano le pratiche di controllo ufficiale rispetto allo stato. Avremo quindi:

• Concluse: sono le inchieste che hanno una data fine che chiude la pratica;
• Tutte: ricomprende tutte le tipologie di pratiche all'interno delle quali si trova il filtro per stato;
• Ricerca avanzata: consente di ricercare nell'archivio delle pratiche di inchiesta infortunio attraverso una maschera complessa con la quale possono essere combinati una serie di elementi arbitrari.
• Ricerca Sopralluoghi sulla base di quelli registrati all'interno della pratica e in riferimento ai dati registrati

nformazioni di carattere generale: 

Le descrizioni contrassegnate da asterisco prevedono l’inserimento obbligatorio di dati nei campi testo.

Alcuni campi saranno visibili e/o attivi durante la compilazione e/o solo dopo il salvataggio dell’inserimento dei dati: Pratica N°, data finale di detenzione pratica, descrizione prodotto finito e tasti di modifica dati del Destinatario.

I campi DATA possono essere compilati: Il doppio click sul campo inserirà la data odierna, mentre una data diversa dalla odierna potrà essere inserita compilando il campo in formato GGMMAAAA senza barre spaziatrici che saranno aggiunte in automatico all’uscita del campo oppure aprendo il Calendario con il pulsante  che compare a destra di ogni campo data.

Menù di navigazione nelle maschere saranno compilabili solo dopo aver salvato i dati nella maschera PRATICA

DETENTORE/OPERATORE.

Il detentore identifica colui che detiene fisicamente il fascicolo (fisico o digitale) e quindi varia a seconda dalla strutturazione dell’unità organizzativa registrando i vari livelli di assegnazione. La detenzione di una pratica ha sempre un inizio e fine e viene storicizzata nella registrazione.

Il detentore viene inserito automaticamente con l'operatore che sta avviando la pratica.

L’operatore identifica uno o più persone che effettuano l’attività relativa alla pratica, uno degli operatori coincide con il detentore. Il detentore non identifica il responsabile del procedimento individuato (campo U.O.)  dal responsabile dell’unità organizzativa.

Nel momento in cui viene fatta la prima selezione degli operatori e del detentore il sistema avverte con questo messaggio generico riportato a fianco che spiega come, in caso di mancata gestione del responsabile del procedimento e/o del provvedimento, il sistema assegni automaticamente questi ruoli al responsabile UO o se previsto al primo detentore.

Cliccando sul pulsante  a fianco al DETENTORE è possibile aprire la maschera di selezione del detentore. Nel caso che la pratica sia stata appena avviata e mai salvata la testata, la modifica avviene senza storicizzazione, altrimenti occorre prima compilare la data fine di detenzione del cedente e poi inserire il nuovo detentore.

Nell'elenco degli operatori vengono proposti tutti gli operatori delle Uo a cui siamo collegati. Con il segno di spunta cerchiato in rosso è possibile allargare la ricerca del detentore a tutte le UO dell'azienda.

Altro elemento da evidenziare è la possibilità di inserire delle NOTE (altro elemento cerchiato in rosso) da rendere visibili al momento dell'eventuale cambio di detentore.

Con il tasto COPIA è poi possibile riportare l'operatore selezionato nella maschera principale.

Cliccando sul pulsante  a fianco alla sezione Operatori e Collaboratori sia attiva il processo che consente la definizione di coloro che hanno questi ruoli.

Il pulsante consente di aprire la maschera di cui all'immagine a fianco riportata. Il sistema mostra tutti gli operatori delle UO a cui è associato l'agente che sta operando, salvo che come riportato in immagine nella parte evidenziata non sia spuntato il flag "Tutte".  Con la stessa maschera è possibile selezionare operatori nella nostra stessa UO, o di altra UO non titolare del procedimento (la Uo è diversa da quella della pratica). Questi operatori diventeranno "Collaboratori" all'interno della nostra pratica.

E' consigliato, salvo diverso accordo, inserire per le Uo collaboratrici il Responsabile delle Uo in modo che sia lui eventualmente ad individuare altra persona per la specifica pratica. A tal proposito è stato inserito in alto (vedi parte evidenziata), il filtro per individuare solo coloro che sono responsabili di UO.

Nella maschera vi sono anche una serie di pulsanti su ogni riga  che consentono di individuare e determinare coloro che tra gli operatori sono Responsabili del Procedimento e/o del Provvedimento. La possibilità di avere a disposizione questi pulsanti dipende dai privilegi attribuiti all'operatore che sta agendo sulla pratica. Se non si hanno questi pulsanti sarà il sistema ad assegnare questi ruoli sulla base delle regole generali di individuazione previste.

Per approfondire questi aspetti vedi la parte generale del manuale su Responsabili e Collaboratori.

E' obbligatoria l'individuazione di una causale del Controllo Ufficiale.

E' indispensabile procedere alla selezione della Classe e del Tipo Pratica che si sta registrando e che consentirà al sistema di rendere disponibili tutte le attività previste nel Nomenclatore.

Selezionata la classe e il tipo pratica viene reso visibile il PF collegato alla tipologia di pratica che verrà generato automaticamente con le attività previste, via via che si procederà alla registrazione nella pratica delle attività della stessa.

Nella classe ora viene gestita anche la possibilità di registrare controlli ufficiali per attività non professionali con la loro specifica caratterizzazione e distinzione.

Individuato il soggetto interessato al controllo sarà possibile:

• Aprire la scheda della UL o eliminare la UL se non corretta.

Scelta del tipo Destinatario

La tendina sopra riportata consente di selezionare nei vari ambiti tipologie diverse di Unità Locale. A seconda dell'anagrafica potranno essere mostrate tipologie diverse di anagrafiche che solitamente fanno capo ad Unità Locali e ad Attività NON professionali (come ad esempio affittacamere, ma anche altre).

Se è stata selezionata UNITA' LOCALE si procede con il pulsante  alla ricerca della entità soggetta a controllo La ricerca di Unità locale prevede l'utilizzo della classica maschera di ricerca per ID Fiscale o ragione sociale attraverso si comando .

Possono essere utilizzati anche una serie di filtri aggiuntivi che si aprono nel menù a scomparsa sulla sinistra che consentono di ricercare la UL per altri parametri arbitrari. Questi parametri non sono pero utili nel caso di ricerca in Infocamere con il pulsante  che consente di cercare ed importare la UL dalla base dati della Camera di Commercio qualora la stessa non sia già presente nell'archivio di SISPC.

Una volta individuata la Persona Giuridica, cliccare sulla riga di interesse per aprire l'elenco delle UL nella parte sottostante e selezionare quella di interesse e cliccare sul tasto .

Attività non professionale

Nel caso in cui nella tendina si sia optato per la ricerca tra le ATTIVITA' NON PROFESSIONALI, la maschera di ricerca in questa anagrafica che è solo "locale" propone un insieme di dati leggermente diversi.

Impostati i parametri, come ad esempio il nominativo del titolare, cliccando sul tasto  è possibile procedere alla visualizzazione dell'elenco delle attività in anagrafe e selezionando quello di interesse si procede alla sua importazione.

Selezione attività Ateco

Selezionare tra tutti i codici Ateco attivi presenti nella UL o l'Attività Non Professionale selezionata va individuato quello a cui si riferisce il nostro controllo. E' possibile anche la scelta multipla qualora il controllo si riferisca contemporaneamente a più attività Ateco della UL.

Responsabili

Possiamo a questo punto procedere al salvataggio dell testata della pratica in modo che le informazioni inserite vengano memorizzate e visualizzare anche i livelli di responsabilità del procedimento e dei provvedimento oltre che quello della UO compilati in chiaro con Cognome e Nome del soggetto coinvolto.

Soltanto dopo il primo salvataggio è possibile procedere alla registrazione delle informazioni negli altri TAB della scheda.

E' anche possibile indicare nel campo  una eventuale data di promemoria che consente di alimentare lo scadenzario disponibile nella sezione REGISTRI - Ricerche. Il sistema provvede anche ad inviare una mail di promemoria in prossimità della scadenza a tutti gli operatori della Pratica.

La scheda raccoglie essenzialmente l'elenco delle attività di sopralluogo con riferimento ai LUOGHI in cui ci si è recati. Tranne per il fatto che si esprime un ESITO come vedremo più avanti il sopralluogo non raccoglie informazioni delle specifiche attività svolte che in maniera collegata verranno invece registrata nella scheda ATTIVITA'.

Con il pulsante  si apre la registrazione di un nuovo scheda di sopralluogo. La maschera di registrazione può essere parzialmente compilata utilizzando il pulsante  che copia dalla UL o AF destinataria della pratica i dati dell'indirizzo. Con un doppio clik può essere inserita la data odierna o compilata come precedentemente indicato.

Il pulsante  consente di aprire una maschera a scelta multipla per la selezione di altri soggetti di altre amministrazioni che hanno partecipato al sopralluogo (Carabinieri, Polizia di Stato, Vigili del fuoco ecc...).

Il campo ESITO consente di specificare attraverso un unico valore la sintesi del sopralluogo. I Valori possibili sono:

Nella parte bassa della scheda di registrazione delle attività viene mostrato lo stato del Prodotto Finito collegato alla pratica. Con il pulsante  è possibile consultare lo stato delle attività che alimentano il PF.

Il Tab ATTIVITA' raccoglie la registrazione di tutte le azioni effettuate dall'operatore nella pratica sulla base di quelle previste nel Nomenclatore generale. La registrazione di nuove attività avviene attraverso il pulsante  che consente di aprire la maschera sotto riportata.

Qualora l'attività è collegata ad un sopralluogo è opportuno selezionarlo nella tendina . Selezionando il sopralluogo vengono automaticamente impostate la data e il numero di verbale già registrati. Gli operatori possono essere inseriti selezionandoli da elenco attivabile con il pulsante  o con la . Se l'attività è stata svolta congiuntamente ad altri settori utilizzare il pulsante  per selezionarli. E' importante procedere alla selezione dell'attività svolta tra quelle disponibili in tendina.

Come in altre parti del sistema il colore di sfondo delle attività rappresentano l'obbligatorietà (Rosso), mutuamente esclusive (Verde), facoltative (Bianche). Il numero riportato fra parentesi quadra individua la voce del Prodotto Finito collegato. Alcune voci di attività potrebbero riportare irregolarità e provvedimenti collegati. In questo caso a fianco della voce viene riportata la scritta [Irr].

Irregolarità e provvedimenti se pre configurati in collegamento con l'attività possono essere inseriti attraverso i pulsanti 

Se, come nell'immagine sopra, non ci sono Irregolarità e provvedimenti pre configurati il sistema compila automaticamente il segno di spunta sul flag No irregolarità.

Infine si ricorda che utilizzando il pulsante , posto a fianco della scheda attività che si sta inserendo, è possibile inserire in sequenza e rapidamente una serie di attività svolte dallo stesso soggetti nella stessa data e nello stesso contesto. Il sistema in questo caso ricopia automaticamente alcuni valori dall'attività appena inserita sulla nuova in modo da velocizzare l'inserimento. Con il pulsante  si può eliminare l'attività appena inserita.

La scheda riportata a fianco elenca i campionamenti che sono stati effettuati durante il controllo ufficiale.

Attraverso l'utilizzo del pulsante  si apre la maschera di registrazione del campione prelevato.

Attraverso l'utilizzo del pulsante  possono essere riportati nella scheda del campionamento tutta una serie di dati presi dalla pratica.

Cliccando sul pulsante  è possibile impostare i valori della pratica collegata, in particolare permette di importare automaticamente gli operatori dalla pratica e il responsabile. I campi contrassegnati con * sono campi obbligatori al fine di registrare permanentemente il campionamento.

Il responsabile può essere selezionato tra: Persona Fisica , Persona Giuridica , Allevamento , Allevamento Familiare

Il prodotto ricevuto/acquistato da può essere selezionato tra: Persona fisica , Persona Giuridica , Allevamento

I valori dei menù a tendina Confezionamento, Trattamento, Metodo di Produzione, Strategia di Campionamento e Punto di campionamento nella filiera sono compilati conformi alle specifiche del documento  "Linee guida per la raccolta dei dati di vigilanza e controllo alimenti e bevande mediante il sistema NSIS-Alimenti Versione 2018.1.2 – maggio 2018" del Ministero della Salute - Direzione generale per l'igiene e la sicurezza degli alimenti e la nutrizione.

L'obbligatorietà o meno delle informazioni presenti nella Info Campione e di quella successiva di rendicontazione dei flussi VIG, è determinata da una specifica tabella di configurazione collocata nelle Codifiche SASPV che associa l'obbligatorietà alla coppia Branca - Sottobranca di configurazione di un campione.

Sempre in riferimento alle Codifiche SASPV la scelta del materiale da campionare è precodificata nella tabella base che associa la matrice alla Branca, sottobranca, luogo,specie, quesito diagnostico e prova di laboratorio. Non possono essere inseriti campione se la loro combinazione non è coerente con il contenuto della tabella base.

Nella scheda è possibile selezionare il materiale effettuando una ricerca tramite il pulsante .

Nella sezione che mostra l'albero dei materiali sulla base di quanto selezionato nella parte di ricerca sovrastante, è possibile filtrare l'alberatura sulla base delle tipologie di codifica materiale disponibili nel sistema e ottenere la voce corrispondente nel sistema di codifica prescelto se presente.

Altra modalità di ricerca è quella di impostare solo la BRANCA e la denominazione anche parziale del materiale e introdurre poi la sotto branca successivamente se necessario limitare ulteriormente la ricerca

Tipo materiale campionato

La selezione del materiale campionato avviene sulla base delle impostazioni della prima parte della scheda in cui sono presenti la Branca, Sottobranca, il luogo di campionamento, la specie e la denominazione del materiale. Cliccando su  si ottiene nella parte sottostante della maschera l'elenco dei materiali.

NOTA: Qualora non si conoscano esattamente le impostazioni di un piano nella tabella base si consiglia di lasciare vuoti i campi di ricerca. Questo farà sì che vengano mostrate più combinazioni su cui poi scegliere quella di interesse.

Nel campo  possiamo inserire una parte della denominazione del materiale che si intende campionare tra i segni di "%" che la individuano come stringa di caratteri.

Dalla ricerca effettuata vengono proposti un elenco di combinazioni tra materiale, Specie e luogo di campionamento

Selezionando come sopra una voce dei materiali, viene mostrato nella parte sottostante l'albero di ulteriore dettaglio presente nel sistema e riferito alla voce selezionata

E' possibile selezionare la voce esatta che corrisponde o si avvicina il più possibile al materiale oggetto del campionamento.

Una volta selezionato il materiale specifico di cui all'immagine sopra stante, vengono mostrati nel riquadro sotto stante l'elenco delle possibili combinazioni di quesito diagnostico e prova previste nella branca selezionata all'inizio. A questo punto è possibile una scelta multipla delle ricerche richieste al laboratorio.

Una volta completata la selezione di tutte le voci di interesse fino al quesito e la prova diagnostica cliccare sul tasto  per inserire nella scheda del campionamento l'intera sequenza che identifica esattamente il materiale e le ricerche di laboratorio di interesse.

Ovviamente in caso di errore di importazioni sono presenti i pulsanti  rispettivamente per selezionare un altro materiale e rimuovere il materiale appena importato.

In questa sezione è possibile registrare gli esiti degli esami analitici indicando il laboratorio di accettazione, il numero di accettazione e la data.

Inoltre, cliccando sul pulsante  "Valutazione Esiti Analitici" è possibile registrare l'esito

Il TAB finale della registrazione di un controllo ufficiale contiene una serie di elementi utili a completare gli strumenti di registrazione e di operatività della pratica già descritti nel modulo generale delle PRATICHE e che andiamo qui a richiamare.

	Consente di inserire collegamenti ad altre pratiche presenti nel sistema che sono logicamente e operativamente collegate al controllo ufficiale che stiamo registrando, come ad esempio una pratica SUAP dalla quale è stato predisposto un controllo ufficiale sulla struttura. Per maggiori dettagli vedi Pratiche collegate
	Consente di allegare documenti alla pratica acquisiti durante il controllo ufficiale, o prodotti dagli operatori durante il controllo (p.es. documentazione fotografica, verbali, provvedimenti ecc...) Il sistema consente anche il download dei documenti già caricati. Per maggiori dettagli vedi la gestione dei documenti all'interno di una pratica.
	Nel nodo dei Protocolli si gestiscono i documenti protocollati sia in ingresso, qualora dal protocollo venga collegato un documento pervenuto, sia in uscita quando vengono prodotti dei documenti che escono e per i quali è prevista la protocollazione. Per maggiori dettagli consultare la descrizione della funzione di protocollo in uscita dall'interno di una pratica

Come precedentemente accennato le pratiche presenti nel sistema vengono mostrate in una griglia unificata (Tutte) nella quale è possibile poi filtrare per stato.

Aprendo la griglia TUTTE vengono visualizzate tutte le pratiche e nella testata, oltre ai filtri per Data, UO e Ruolo Operatore è stato inserito il filtro per STATO che consente quindi di filtrare sotto insiemi di pratiche omogenee per il valore dello stato come da immagine sotto riportata.

Avremo quindi:

• Da Assegnare: ricerca in archivio SISPC tutte le pratiche DA ASSEGNARE inerenti l’Unità Organizzativa.
• Assegnate: tutte le pratiche che sono in stato ASSEGNATE ma che non sono ancora "in corso" di svolgimento delle attività previste.
• In Corso: ricerca in archivio SISPC tutte le pratiche IN CORSO inerenti l’Unità Organizzativa.
• In Chiusura: ricerca in archivio SISPC tutte le pratiche IN CHIUSURA inerenti l’Unità Organizzativa.
• Concluse: ricerca in archivio SISPC tutte le pratiche CONCLUSE inerenti l’Unità Organizzativa.
• Tutte: ricerca in archivio SISPC TUTTE le pratiche inerenti l’Unità Organizzativa.
• Ricerca Avanzata: apre la maschera per la RICERCA AVANZATA.
• Ricerca Sopralluoghi: apre la maschera di ricerca dei sopralluoghi effettuati rispetto alle pratiche di controllo Ufficiale Inserite.

La maschera come da immagine a fianco riportata presenta una serie di filtri principali per data di apertura della pratica, per Unità Organizzativa titolare della pratica e per ruolo del soggetto che si è connesso e consulta l'elenco:

• Operatore: sono le pratiche in cui l'utente connesso è tra gli operatori della pratica
• Detentore: l'utente connesso risulta detentore della pratica nel momento della consultazione;
• Collaboratore: risulta nella pratica come operatore di una UO collaboratrice;
• Mie UO: consente di visualizzare tutte le pratiche di tutte le UO in cui l'utente è assegnato;
• UO Collaboratrici: consente di visualizzare tutte le pratiche in cui la sua UO è collaboratrice;

Cliccando con il pulsante destro del mouse sull'elenco delle pratiche ottenuto sarà possibile: Visualizzare la testata della pratica; Accedere in modifica alla pratica se si hanno i diritti adeguati; Modificare la testata della pratica se si hanno i diritti adeguati; Annullare la pratica se si hanno i diritti adeguati; Duplicare e collegare alla presente una nuova pratica che consente un inserimento rapido di un'altra pratica reciprocamente collegata alla presente. Nella nuova sarà possibile modificare il tipo per avviare un nuovo tipo di attività sull'unità locale selezionata.

Si evidenzia che ora in taluni menù è disponibile la nuova finzione di DUPLICA/COLLEGA PRATICA che consente di creare una nuova pratica collegata reciprocamente a quella da cui si parte che riporta lo stesso destinatario e gli operatori, ma che può essere istanziata anche in ambiti e sezioni diverse come il controllo ufficiale o il campionamento Programmato.....

Aprendo la griglia CONCLUSE vengono visualizzate tutte le pratiche che hanno una data di conclusione valorizzata.

La particolarità di questa griglia, come evidenziato nell’immagine a fianco, è che il filtro per data si basa sulla data di chiusura della pratica e non, come nella precedente griglia, sulla data della pratica.

Rimangono i filtri nel menù a scomparsa nella parte destra della maschera.

Inoltre nelle griglie di pratiche in cui era prevista una possibilità di filtro delle pratiche per ZONA, è stata data la possibilità di effettuare la scelta multipla di più zone contemporaneamente attraverso l’elenco sotto riportato che si apre con la lente posta a fianco.

Con una serie di parametri arbitrari variamente combinati fra loro è possibile costruire ricerche anche complesse che estraggono dal sistema un elenco di pratiche corrispondenti all'insieme desiderato.

Il sistema consente di filtrare in particolare per:

• Data di scadenza di una pratica per i procedimenti che prevedono il calcolo della data di scadenza;
• Date inizio e fine (queste ultime solo per le pratiche chiuse in cui la data fine è compilata);
• Ambito: sono i macro ambiti in cui il sistema classifica gli applicativi;
• Origine: sulla base del campo origine codificato all'interno della testata della pratica;
• Stato della pratica
• Causale: se valorizzata consente di classificare la causale di origine della pratica;
• Operatore: consente di individuare un operatore specifico:
• Le mie pratiche: consente di filtrare le pratiche in cui è coinvolto il soggetto collegato al sistema;
• Classe e Tipo sulla base della classificazione del nomenclatore;
• Oggetto: consente di filtrare specificando una stringa contenuta nell'oggetto;
• Destinatario che prevede parametri variabili a seconda del tipo:
  • Unità Locale
  • Persona Fisica
  • Cantiere
  • Ecc.....

Con riferimento ai SOPRALLUOGHI eventualmente registrati all'interno delle pratiche presenti nel sistema e gestite nell'applicativo in cui si sta lavorando, è possibile estrarre un elenco di pratiche che corrispondono ai parametri selezionati:

• Periodo temporale basato sulla data di avvio della pratica
• Periodo temporale basato sulla data prevista di prossima scadenza se inserita all'interno del sopralluogo:
  • Questo elemento è molto utile per costruire scadenzari di rincontrollo che a qualsiasi titolo si originano dalle attività di sopralluogo che sono state effettuate. Per maggiore dettagli verificare le possibilità offerte dal sistema di fissare una data nel futuro di promemoria. 
  • Il sistema sulla base della data programmata nel futuro provvede ad inviare una mail di alert a tutti gli operatori della pratica nella quale era stato fissata la data di promemoria.
• Flag di selezione che riguarda i sopralluoghi classificati come di rivisita;
• Uno specifico indirizzo e Comune di riferimento oppure
• Selezionando il flag ricerca per coordinate è possibile individuare un punto e un dintorno allo stesso come raggio di azione nel quale andare a selezionare i sopralluoghi. Questa ozione è valida solo se i sopralluoghi sono stati geo referenziati con gli strumenti disponibili.

Con riferimento ai LUOGHI eventualmente registrati all'interno delle pratiche presenti nel sistema e gestite nell'applicativo in cui si sta lavorando, è possibile estrarre un elenco di pratiche che corrispondono ai parametri selezionati:

• Con uno specifico indirizzo e Comune di riferimento oppure
• Selezionando il flag ricerca per coordinate è possibile individuare un punto e un dintorno allo stesso come raggio di azione nel quale andare a selezionare i sopralluoghi. Questa opzione è valida solo se i sopralluoghi sono stati geo referenziati con gli strumenti disponibili.